3 dicas de controle de custos para pequenas empresas

Entre os vilões do orçamento de custos fixos das pequenas empresas, os gastos com telefonia estão em destaque.

Principalmente nos dias de hoje, em que equipes trabalham muitas vezes em locais diferentes e precisam estar sempre em contato, e que a comunicação por voz continua sendo eficiente, é necessário descobrir formas de garantir que ela seja feita com baixo custo e confiabilidade.

Pensando nisso, listamos 3 dicas para o controle de custos nas pequenas empresas gastarem menos com a conta telefônica:

1) Identifique (e elimine) custos desnecessários com telefonia

Em um momento que se busca aumentar a produtividade das pessoas, otimizando processos e gerenciando projetos exaustivamente, é inadmissível a perda de tempo com telefonemas longos e desnecessários.

Não sugerimos que uma conversa leve e amigável seja deixada de lado, pois é necessário trabalhar de forma respeitosa e agradável com todos.

Mas se o bate-papo está prejudicando o trabalho, é melhor reavaliar as prioridades e manter os telefonemas apenas dentro do necessário.

Por outro lado, grande parte da comunicação das pequenas empresas também pode – e deve – ser feita por outros meios que possam ser documentados, como e-mails.

Fica tudo arquivado e você ainda tem o histórico da comunicação para consultas posteriores.

2) Use os Comunicadores Instantâneos

Os Comunicadores Instantâneos, ou messengers, são largamente utilizados para a comunicação informal entre as pessoas e são os que mais movimentam aplicativos de smartphones e sites de redes sociais internet afora.

Existem versões dos Instant Messengers para uso corporativo, mas o interessante é optar por aquela que ofereça maior cobertura da sua lista de contatos, para usar cada vez menos outras formas de comunicação.

Os messengers também enviam arquivos e multimídia, como fotos e vídeos, o que não é possível através de ligações telefônicas convencionais.

De forma geral, a conectividade está aí para ajudar na contenção de gastos com telefonia.

O ideal é não abusar de nenhuma ferramenta específica e utilizar o que for mais adequado a cada situação.

3) Adote a Telefonia IP

Conexões de internet já são praticamente onipresentes, e a qualidade delas também têm melhorando bastante.

Se você já está online, por que não fazer suas ligações por meio da web?

A** Telefonia IP** utiliza a sua conexão de internet para realizar ligações, de curta ou longa distância, para computadores e telefones fixos e celulares de todo o mundo.

E a grande vantagem dessa modalidade é o baixo custo, que inclui tarifas gratuitas para comunicação entre computadores, por exemplo, e pacotes com uma relação custo x benefício muito melhor do que os planos de telefonia das empresas tradicionais que usam suas próprias redes de comunicação.

Conheça a diferença entre a Telefonia IP vs. Telefonia Analógica

Se em sua empresa as ligações de longa distância são frequentes, provavelmente a Telefonia IP é a melhor opção em termos de economia.

São tecnologias bastante evoluídas e confiáveis hoje em dia, portanto não precisa temer eventuais problemas nessas ferramentas, que sustentam com boa qualidade conversas de horas de duração, em muitos casos.

Use a Inovação tecnológica ao seu favor

Com a telefonia IP, através de computadores ou smartphones, é possível fazer ligações a custo zero, bastando apenas uma boa conexão com a internet e a instalação de um software adequado, exemplo o AdmVoice.

Tanto pessoas físicas quanto empresas podem contar com essas alternativas para zerar ou, pelo menos, baratear os custos das ligações telefônicas, transmitindo não só voz, mas vídeo e dados.

Veja:

Sistema PABX-IP

Muitas pessoas utilizam o sistema PABX-IP há bastante tempo, mesmo sem saber que ele é denominado dessa forma. Se você possui Skype ou Viber instalados em seu computador ou telefone para falar com seus clientes ou amigos, então utiliza VoIP, o sistema de telefonia IP.

Essa sigla significa “Voice Over Internet Protocol” (Voz sobre Protocolo de Internet) e é basicamente a transmissão de dados de voz via internet.

O VoIP pode ser utilizado de computador para computador e ambos os usuários devem fazer uso do mesmo software para se conectarem de modo gratuito.

Caso o destinatário da ligação não possua o software instalado, aquele que faz a ligação deve comprar créditos para realizar a chamada, o que em alguns casos costuma ser mais barato que os valores cobrados pelas operadoras.

Telefones

O VoIP também pode ser utilizado por telefones fixos, desde que o fixo analógico tenha o serviço contratado com uma operadora e utilize um conversor chamado ATA (Adaptador Telefônico Analógico), que converte o sinal analógico em dados digitais para ser transmitido pela Internet.

Também existem os telefones fixos digitais, que são parecidos com os modelos convencionais mas prescindem do uso do ATA.

Esses telefones conectam-se ao roteador local e já possuem hardware e software necessários para realizar uma ligação pelo sistema IP.

Controle de Custos

Sobre os valores necessários para o seu uso, o único gasto será com um provedor de internet, no caso dos computadores e telefones digitais; ou com operadoras de celular, no caso de smartphones.

Por meio desse sistema, os usuários podem fazer ligações internacionais sem pagar nada por isso, somente o valor mensal estabelecido pelos provedores e operadoras.

Qualidade das ligações

A qualidade da conversa dependerá da velocidade da sua conexão e das boas condições do aparelho utilizado. Quando o acesso é lento, ocorrem perdas de pacotes de informação, pois o protocolo IP é um programa que fragmenta as informações para transmiti-las em pacotes e depois as une em uma informação única.

Com a conexão ruim, pode-se perder esses pacotes ou ocorrerem atrasos na remessa de um computador para outro.

Entretanto, muitos recursos podem contornar esses problemas, como a utilização de novos softwares e hardwares projetados para esse fim.

Gostou das dicas? Já pode começar a colocar em prática, o que acha?