7 dicas para delegar tarefas com eficiência e sem autoritarismo
Uma das principais atribuições do gestor de TI é delegar tarefas para a equipe de modo a melhorar a produtividade do setor. Porém, essa atividade exige conhecimentos de gestão e de liderança.
É preciso que o gerente entenda como repassar as funções sem sobrecarregar os colaboradores e, ao mesmo tempo, consiga administrar as demandas e os prazos da sua divisão.
O perfil de liderança é uma característica essencial em um supervisor e uma excelente ferramenta para atribuir tarefas. O exemplo positivo do líder evita problemas de indisciplina com os funcionários e aumenta o desempenho da equipe e a qualidade do trabalho.
Por outro lado, práticas permissivas demais podem prejudicar o setor com prazos atrasados, colaboradores desmotivados e ineficiência na execução de tarefas.
Por isso, é importante que o gestor implemente algumas medidas para delegar tarefas de forma organizada e flexível. Porém, é importante que o líder também exija dos funcionários a dedicação necessária para a realização de cada uma das atribuições no escopo de serviços.
Neste post, vamos explicar como é possível outorgar tarefas para os colaboradores do setor de TI sem adotar medidas autoritárias e, ainda, garantir mais eficiência, produtividade e disposição dos funcionários. Ficou interessado? Então continue lendo!
Conheça 7 técnicas para delegar tarefas no setor de TI com eficiência
Repassar tarefas para os seus colaboradores é uma técnica interessante para aumentar a eficiência do setor. Além de acelerar as entregas, o sistema também permite que funcionários tenham maior participação nos processos e nas decisões da empresa.
Isso lhes dá mais confiança para enfrentar desafios e faz com que eles se sintam importantes e valorizados dentro da organização.
Abaixo, listamos alguns procedimentos que o gestor pode adotar para delegar tarefas no seu setor:
1. Descentralizar as atribuições
O 1º passo para o supervisor delegar tarefas é se conscientizar da importância dessa função. É impossível que uma única pessoa execute ou participe de todas as atividades do setor com eficiência.
Por isso, o gerente deve descentralizar algumas das suas responsabilidades na divisão e atribuir aos funcionários atividades operacionais. Depois, ele poderá revisar o resultado do trabalho para garantir a qualidade.
Assim, evita-se o desperdício de horas da gestão e os funcionários se sentem mais motivados para enfrentar desafios.
2. Definir prazos realistas
Prazos inconsistentes são o caminho para um trabalho mal-executado que, provavelmente, terá que ser refeito. Como consequência, o setor fica prejudicado com falta de mão de obra, retrabalho e exaustão da equipe.
Antes de iniciar cada projeto, é importante que o gestor estabeleça prazos realistas para que a equipe tenha as condições necessárias para executar as suas funções.
3. Oferecer flexibilidade
Oferecer flexibilidade para trabalhar em horários e em locais alternativos é uma forma de garantir a satisfação do funcionário e aumentar a sua produtividade.
É claro que tudo dependerá das normas da empresa, dos projetos em andamento, dos recursos necessários para o desenvolvimento de algumas funções, entre outras variáveis.
Mas, quando possível, é interessante que o supervisor avalie essa possibilidade. Assim, ele contará com maior apoio da equipe em outros momentos.
4. Reconhecer os esforços da equipe
Não há nada pior do que não ser devidamente reconhecido dentro do ambiente de trabalho. Reconhecimento é um importante estímulo para a motivação e para aumentar a produtividade da equipe.
O líder deve reconhecer os esforços dos colaboradores e, quando possível, bonificá-los de alguma forma — seja com premiações, seja com folgas.
5. Dar o exemplo
Para delegar tarefas, o supervisor deve dar o exemplo para os funcionários. Ou seja, aceitar tarefas delegadas, respeitar prazos e horários e capacitar os trabalhadores para exercer as atividades propostas.
Assim, a equipe terá mais respeito pelo gestor e, portanto, mais eficiência na resolução das suas funções.
6. Utilizar um gerenciador de tarefas
Utilizar sistemas de gerenciamento de tarefas é uma forma inteligente de delegar funções e de acompanhar o desenvolvimento de cada atividade. Para isso, pode-se utilizar alguns softwares e ferramentas digitais, nos quais é possível atribuir funções para outros colaboradores e interagir com eles por meio da plataforma.
Assim, além de manter a organização, é possível visualizar com clareza quantas pessoas estão envolvidas em cada tarefa — e, portanto, ter maior discernimento na hora de outorgar uma nova tarefa para um funcionário.
Adotar uma metodologia de processos também é uma forma eficaz de garantir a produtividade dos funcionários. O Scrum, por exemplo, é um mecanismo ideal para gestão de projetos. Já o Kanban é um sistema muito utilizado para visualizar o fluxo de processos.
7. Solicitar feedbacks
É muito importante que o gestor receba retornos constantes do andamento de cada projeto. Ele deve ficar atento às dificuldades que cada funcionário enfrenta e propor soluções construtivas tanto para o andamento do trabalho quanto para o próprio colaborador.
Para isso, o supervisor deve incentivar o diálogo entre todas as partes, incentivando os trabalhadores a compartilharem as suas experiências.
Feedbacks em relação à gestão do setor também são importantes. Além do crescimento profissional do próprio supervisor, as críticas e sugestões dos funcionários podem elucidar questões que precisam ser melhoradas dentro do setor.
Entenda por que o perfil de liderança é importante para o setor de desenvolvimento
Delegar tarefas é uma função necessária do gestor. Afinal de contas, é impossível que um departamento sobreviva quando um único profissional recebe uma carga de trabalho elevada e precisa solucionar uma série que questões operacionais, participar de reuniões, gerir pessoas, entre outras atividades.
Essa sobrecarga pode afetar tanto a qualidade dos serviços prestados, como o próprio relacionamento dos funcionários dentro do setor de TI.
Por isso, o perfil de liderança é essencial para o bom andamento do trabalho dentro da divisão. Isso porque, quando o supervisor compartilha com a equipe as questões que envolvem o setor e incentiva a participação dos funcionários, estimulando o diálogo transparente entre todas as partes, a equipe se sente muito mais motivada para receber novas atividades.
Essas práticas evitam o desgaste do pessoal e aumentam a produtividade e eficiência da divisão.
E aí, gostou do nosso post? Então não deixe de conferir as nossas 6 dicas para evitar gargalos de produção em sua empresa.