Apresentação de projetos: como mostrar resultados de TI?

Elaborar uma boa apresentação de projetos é uma tática muito importante para mostrar os resultados obtidos pelo setor de TI à diretoria da empresa. Além disso, é uma forma eficiente de comunicar as melhorias que devem ser implementadas dentro da organização, definir novas metas e sanar possíveis dúvidas.

É fundamental que o material contenha informações claras e relevantes que possam agregar à empresa. Para isso, apostar em algumas medidas, como o cruzamento de dados e citação de fontes confiáveis, pode trazer mais credibilidade para o seu material.

Algumas práticas costumam aprimorar a apresentação como um todo, tornando-a mais informativa e precisa. Essa é uma forma de otimizar as questões a serem tratadas durante a reunião e, portanto, chegar a conclusões de forma objetiva.

Neste post, vamos dar algumas dicas para que você possa montar a sua apresentação. Gostou? Então, continue a leitura!

Como elaborar uma boa apresentação de projetos?

Alguns procedimentos podem ajudar a construir uma apresentação diferenciada e, ainda, auxiliar você durante a reunião. É importante que esteja preparado para questionamentos e contestações durante sua exposição dos fatos.

Contar com um material de apoio que para lhe guiar durante o encontro pode ajudar a antecipar as dúvidas e reforçar os seus argumentos antes mesmo de abrir espaço para o debate após a apresentação.

Confira abaixo 8 técnicas que vão lhe ajudar a construir uma apresentação bem elaborada:

Resgate objetivos e metas

Antes de apresentar os dados e informações necessárias para a reunião, é importante que você lembre os participantes sobre os objetivos e metas que devem ser discutidos.

Resgatar o problema de negócios que motivou o projeto é uma forma de manter o foco durante a apresentação e lembrar que cada tópico discutido tem como propósito mostrar as soluções para a questão.

Faça o levantamento e a interpretação dos dados

De nada adianta mostrar uma série de números se você não explicar o que eles significam. Faça um levantamento dos dados, cruze as informações e busque interpretar as revelações que obteve com o relatório. Assim, você alcançará um resultado mais satisfatório na reunião e poderá propor soluções para o problema de negócios com base na leitura dos dados.

Distribua as informações

Tome cuidado para não poluir a apresentação com excesso de dados. Além de dificultar a leitura, isso vai distrair os participantes da reunião. Procure distribuir as informações com clareza, de modo que a apresentação lhe sirva como apoio, e não como elemento principal da reunião.

Utilize indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho ― também chamados de KPI, sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator ― são variáveis mensuráveis que servem tanto para indicar a performance dos procedimentos operacionais da empresa quanto para verificar se a organização está atingindo suas metas.

Existem diversos tipos de KPIs e você pode utilizar mais de um para indicar a performance do setor de TI. Por exemplo, dá para avaliar o desempenho da equipe com um índice de resolução de tickets: chamados abertos, solicitações resolvidas e problemas não solucionados podem ser fortes indicativos de performance.

Cite referências confiáveis

Utilizar pesquisas, artigos e notícias como referências para embasar seus argumentos e conclusões dá mais credibilidade para a sua apresentação. Além disso, você esclarece possíveis dúvidas antes mesmo que elas sejam levantadas.

Não se esqueça de incluir o nome da fonte e a data da publicação, caso algum dos participantes queria consultar a informação com mais profundidade.

Faça um resumo

Uma dica interessante para manter o foco é apresentar um breve resumo de todos os tópicos que serão abordados na sua apresentação. Assim, você oferece ao público que estará lhe assistindo um melhor direcionamento para o rumo da reunião e também cria uma expectativa nos participantes.

Aposte no visual da apresentação

Para manter a atenção voltada para você, a dica é apostar no design. Procure não poluir as imagens apresentadas e invista em um layout clean, mas visualmente apelativo.

Uma dica é utilizar infográficos para melhorar a visualização dos dados; existem diversas ferramentas online gratuitas que vão ajudar a montá-los da melhor maneira. Investir em fotos e ilustrações também é uma forma de enriquecer visualmente o material.

Prepare-se para a explanação

Uma dica eficaz para manter a objetividade durante a apresentação é se preparar com antecedência para o momento em que você vai expor suas ideias.

Para isso, vale revisar o material, fazer simulações e até imprimir um roteiro com os principais tópicos a serem discutidos. Assim, você se sentirá mais seguro para a ocasião e dificilmente perderá o foco.

Conclua sua apresentação

Em vez de encerrar sua reunião com o último tópico abordado, repasse o que foi tratado na reunião. Apresente conclusões para os dados coletados e, se preciso, proponha as alterações que você e sua equipe julgam necessárias.

Abra espaço para perguntas

Antes de encerrar, não se esqueça de abrir espaço para dúvidas. Dessa forma, além de demonstrar preparo, você também convida os participantes a exporem suas ideias e aprofunda o assunto de uma maneira interativa.

Disponibilize uma cópia da sua apresentação

Concluída a reunião, é importante disponibilizar o material apresentado aos participantes. Você pode optar por apenas enviar o conteúdo por e-mail ou, ainda, imprimir uma versão e entregar em mãos para quem está presente.

Por que elaborar uma apresentação?

Alguns gestores acreditam que simplesmente entregar um relatório para a alta direção seja suficiente para mostrar os resultados do setor de TI da empresa. Entretanto, a apresentação de projetos pode ser uma oportunidade para trocar ideias e propor melhorias dentro da organização.

Além disso, quanto maior a participação da equipe com os diretores, maior será sua influência na tomada de decisões. Essa relação constrói avanços e leva a conclusões mais assertivas para o problema de negócios.

A apresentação de projetos também é uma forma de demonstrar preparo e profissionalismo por parte do gestor. Dessa forma, a direção terá mais confiança nas informações apresentadas pelo setor de TI.

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