As reuniões online surgiram como uma excelente alternativa para quando é necessária a participação de um grande número de pessoas em um determinado projeto, mas nem todas se encontram no mesmo lugar.

Além disso, ela facilita a comunicação empresarial, pois com ela é possível apresentar as informações a todos os participantes simultaneamente.

Quer aprender a elaborar reuniões online eficientes? Veja as dicas que selecionamos para você!

1) Defina um roteiro para suas reuniões online

Você já sabe qual é o assunto da reunião online, já tem a data e os participantes agendados?

É hora de definir o roteiro, que deve ser encaminhado previamente a todos os participantes. Se possível, deixe-o aberto à modificações. E, antes de começar, apresente-o novamente, para o caso de informar alguém que não participou de sua elaboração.

2) Prepare-se contra os imprevistos

Imprevistos acontecem, portanto esteja preparado para evitar ao máximo eventuais transtornos.

Imagine que a sua reunião online está agendada para as 11 horas e, faltando alguns minutos para a hora marcada, você descobre que o monitor está com problemas.

As reuniões online exigem um empenho especial dos participantes. Não desperdice esta oportunidade. Teste todos os equipamentos que serão utilizados na reunião com o mínimo de 1 hora de antecedência.

Também é interessante ter microfones extra e carregadores de notebook, para eventualidades.

3) Coloque todos os participantes online

Existem muitos softwares que permitem verificar se todos os convidados estão conectados. Eles ainda oferecem aos colaboradores a possibilidade de participarem da conversa ao mesmo tempo, trocando mensagens durante o andamento da reunião.

Outra opção que pode auxiliar a reunião online é a ligação VoIP, que permite que você inclua em uma única chamada todos os participantes das reuniões online.

4) Cuide da gestão de tempo

Uma reunião online eficiente exige a mesma pontualidade do encontro presencial.

Comece na hora marcada, mesmo que não estejam todos presentes. Faça o mesmo no encerramento do encontro, se este tiver horário de término já definido. Mais uma vez, não desperdice o tempo e o esforço dos envolvidos nas reuniões online por causa dos atrasadinhos.

Ninguém gosta de perder tempo não é mesmo? Manter a concentração e não dispersar quando estamos em um ambiente online é bem mais difícil, por isso saiba como manter o foco no artigo**Reuniões e a administração do tempo**.

Dica: ainda sobre a gestão do tempo, é interessante deixar alguns minutos para perguntas e discussões. Se foi definido que a reunião online terá 1 hora de duração, reserve de 10 a 15 minutos para a participação do time.

5) Clareza e objetividade no discurso

Essa dica também se encaixa a todos os tipos de reunião e é resultado de uma comunicação empresarial eficiente: seja claro e objetivo para facilitar o entendimento de todos os participantes.

6) Grave a reunião

A gravação é uma alternativa que pode facilitar a retomada de pontos de alguém que teve algum problema com a conexão durante a reunião e ajudar os atrasados a conhecer as questões que foram levantadas em sua ausência. Se utilizar esse recurso, certifique-se de encaminhar a gravação aos participantes.

Gostou das dicas para garantir mais eficiência em suas reuniões online?

Está pensando em adotar essa prática e quer mais informações sobre a telefonia VoIP? Contate um dos consultores da Starti.