Atualmente os e-mails se tornaram a principal forma de comunicação utilizada no mundo corporativo — todos os dias todas as empresas enviam e recebem milhares de e-mails. E muitas vezes essa é a única forma de contato que consegue-se usar para falar com os seus clientes ou fornecedores.

Devido à quantidade e a importância elevada, o e-mail empresarial precisa de uma atenção especial. Veja a seguir os 3 motivos que você possui para controlar o e-mail corporativo de sua equipe.

Controle de Spam do e-mail corporativo

Os Spams são aqueles e-mails de propagandas, ofertas, convites ou avisos que você não solicitou, mas que mesmo assim continuam aparecendo na sua caixa de entrada, pois são enviados em massa pela internet através de softwares específicos para envio de correio eletrônico.

Quando existe uma ferramenta para controlar o e-mail corporativo, são configuradas e aplicadas políticas AntiSpam nos servidores para evitar a chegada dessas mensagens indesejadas na caixa de entrada do e-mail corporativo de cada colaborador da sua equipe.

Além de evitar o armazenamento desnecessário de mensagens na caixa de entrada, também evita-se que o seu funcionário desperdice um período de tempo valioso para a empresa, lendo dezenas de mensagens irrelevantes todos os dias, refletindo positivamente na produtividade dos mesmos.

Controle de vírus

Mesmo com os avançados softwares antivírus presentes nas empresas, ainda existem muitos vírus que conseguem danificar as estações de trabalho ou até dados importantes da empresa. Uma forma bem comum de entrada de vírus nos ambientes corporativos é o recebimento via e-mail corporativo.

Quando existe um controle de e-mails eficiente, é efetuada uma prevenção de vírus mais apurada para impedir as ameaças presentes nas mensagens de e-mails. Muitas vezes esse controle imprime regras como, bloqueio de recebimento de arquivos executáveis, arquivos reconhecidos como ameaças, dentre outros.

Quando uma mensagem é apontada como ameaça de vírus ela não chegará diretamente para o recipiente, ficando no servidor para que seja avaliada posteriormente.

Além disso, é imprescindível que sua equipe proteja seus e-mails com senhas seguras. O Google pode te ensinar como criar uma senha segura.

Monitoramento de usuários

Através de um servidor de e-mails é possível monitorar as caixas de determinados funcionários da empresa, armazenando uma cópia de todas as suas mensagens e/ou enviar cópias de todas as mensagens dessas caixas para outros usuários.

Esse recurso pode ser muito útil, por exemplo, caso um gestor deseje saber como anda a comunicação de seus colabradores com um cliente importante.

É muito importante monitorar os usuários da empresa, afinal, quando um funcionário envia uma mensagem de e-mail para um cliente em nome da empresa, influencia muito na visão que este tem sobre a mesma.

Com um monitoramento ativo, você pode mensurar a qualidade dessa comunicação e se certificar que os seus clientes e prospectos sempre serão bem atendidos.

Além de controlar o e-mail corporativo, esses recursos de gerenciamento e administração de e-mails aumentam a produtividade dos funcionários e evitam problemas desagradáveis, como por exemplo, uma reclamação do cliente devido à falta de resposta ou atraso no prazo de determinado serviço, dentre outros.

E na sua empresa, o e-mail corporativo é controlado? O que você acha disso? Conte pra gente a sua opinião sobre o tema!