Gestão da informação: como os colaboradores podem ajudar

Qual é a matéria-prima principal para que você realize uma decisão em sua empresa? De que você precisa para planejar um novo produto ou montar uma estratégia que maximize recursos?

A resposta para essas perguntas e o princípio para qualquer mudança é a informação. Sem se dar conta, todos lidam com ela diariamente e para realizar qualquer tarefa, mas poucos o fazem estrategicamente. Talvez por isso poucos utilizem o termo “gestão da informação”.

A gestão da informação é o processo de gerir recursos internos e externos em favor da sobrevivência e competitividade de uma empresa. A forma como a informação e o conhecimento são obtidos, distribuídos e utilizados configuram um fluxo que precisa ser identificado e pode detectar influências e problemas que ainda nem aconteceram.

Você tem controle sobre as informações que circulam em sua empresa?

É possível melhorar o compartilhamento e utilização dos seus recursos se você possui uma gestão da informação. Não basta garantir um fluxo bem estruturado, é preciso saber quais ativos afetam a entrega do produto ou a imagem da organização, se for ausente, deteriorado, perdido ou com a confidencialidade quebrada.

Proteger e registrar qualquer tipo de informação que circula em sua empresa é um dever que faz parte da gestão da informação.

Mas é possível fazer isso sozinho?

O tempo todo em que falamos de informação estamos falando, principalmente de pessoas. Queremos que as informações certas cheguem às pessoas certas e no momento certo. São as pessoas que garantem a geração e percurso da informação.

Você deve estar se perguntando: mas e os recursos tecnológicos que contrato para cuidar disso? Ele é importantíssimo para centralizar, facilitar e agilizar suas ações, mas envolver pessoas capacitadas vai potencializar as chances de um resultado incrível.

Estamos falando sobre pessoas!

A segurança e gestão da informação deve ser um trabalho praticado em conjunto, tanto do gestor com a equipe, como de todos juntos unidos a um sistema de segurança. Foi por isso, que trouxemos algumas dicas de como os colaboradores podem te ajudar neste processo.

Mas antes de pedir faça a sua parte:

1- Tenha certeza de que a missão e os objetivos da empresa são entendidos por todos

Para que todos estejam em sintonia, é importante deixar claro aonde a empresa quer chegar, qual é a sua intenção e papel na sociedade. Não tem como trabalhar em time se alguns buscam um resultado e outros correm para um sentido diferente.

O objetivo deve ser simples, claro, exposto e lembrado sempre que possível. Todos devem, unicamente, representar a organização e ter discernimento para entender o que faz parte da busca dessa empresa.

2- Mostre como a gestão da informação pode trazer melhorias para todos

Você já entendeu a importância de gerenciar melhor o fluxo de informações que circula em sua empresa e garantir a segurança do mesmo, mas e os outros colaboradores? Eles entendem o que é gestão da informação?

Neste ponto, vale a pena promover um encontro para apresentar a todos este conceito, e como a implementação dele faz bem para a saúde da empresa.

Enumere as melhorias que serão trazidas para a empresa e, também, para cada pessoa como mais firmeza em suas ações e decisões, organização, segurança e justiça quanto à sua conduta e outros.

3- Explique as razões de implementar um firewall de segurança na empresa

Se a gestão da informação será praticada fielmente, logo, a segurança é um dos fatores primordiais e, assim, é totalmente indicado e possível que um firewall seja implementado.

Com o firewall de segurança na empresa, mudanças acontecerão. Os colaboradores devem, então, estar cientes de que tudo será registrado e que o acesso à internet será restrito a sites que não coloquem a rede em risco.

Este momento pode ser delicado, pois abre brechas para pensamentos de que a empresa está invadindo a privacidade do colaborador.

Por isso, é importante que as razões para a implementação do firewall sejam explícitas, para que cada um entenda como o software pode ajudar em segurança e produtividade, e não distorça as intenções da empresa.

Como os colaboradores participam?

Tudo encaminhado para o seu projeto de gestão da informação? Sua equipe está preparada e disposta a colaborar nesta jornada? Então vamos em frente!

Agora o caminho é estabelecer as regras da casa e mostrar como cada um pode colaborar, pessoalmente, para o sucesso deste planejamento.

Listamos aqui algumas atitudes simples tomadas no dia a dia, mas que farão toda a diferença na segurança de suas informações:

1- Sites Confiáveis

Mesmo com um firewall de segurança, que vai limitar as categorias mais suscetíveis a vírus e ataques maliciosos, é bom checar se o site acessado é confiável.

Uma das maneiras de perceber isso é testando os links dos sites que você acessa funcionam, para evitar estar em um ambiente clonado ou que contenha spywares, programas deixados pelos hackers para recolher informações.

Em geral, muitos links suspeitos estão presentes não só em e-mails, mas também em redes sociais e outros sites.

2- E-mails SPAM

Se você está recebendo e-mails não solicitados, exclua imediatamente para evitar contaminação.

Uma situação frequente, por exemplo, é o recebimento de e-mails de instituições financeiras com cobranças ou solicitações para confirmação de dados. Muitas vezes, a pessoa realmente tem ligação com este banco e acaba caindo no golpe e expondo a rede a perigos.

3- Downloads

Uma das grandes causas de computadores com pragas são os downloads. Isso porque, muitas vezes, ao procurar um programa acabamos clicando em links, que dão a entender que iniciarão o download, mas na verdade são vírus.

Mesmo seguindo todos os passos corretamente, a atenção deve ser dobrada para que outros softwares adicionais não sejam instalados. A dica é fazer a instalação com calma e não aceitar tudo durante o processo. Leia com atenção.

Ainda que programas adicionais não tenham malwares, eles podem diminuir a eficácia da máquina e deixá-la vulnerável.

4- Dados pessoais e bancários

Evite utilizar e-mail pessoal para assuntos corporativos, principalmente, se for enviar dados pessoais e bancários.

Com a senha do seu e-mail, um hacker tem acesso a tudo que foi recebido ou enviado.

5- Navegadores

Uma das maneiras mais fáceis de prevenir ataques é simplesmente escolhendo o navegador certo.

Um navegador seguro é aquele que está em constante atualização em prol da segurança, protegendo o computador de malwares, spywares, adwares e trojans.

Quais são os mais indicados? O Chrome, do Google, Mozilla Firefox ou Safari, da Apple.

6- Truques simples

Para verificar facilmente se o link te leva ao local esperado, passe o mouse sobre ele sem clicar e verifique – no canto inferior esquerdo a barra de status do navegador – se ele é “exe” ou “scr”.

Sendo um arquivo “exe”, significa que é executável, ou seja, um programa e não um site. Aqui, as chances de ser um malware são grandes.

Já o “src” se refere a protetores de tela e sempre confundem o usuário. O ideal é evitar as duas extensões.

7- Bom senso

Os internautas mais experientes na rede sabem que o bom senso é um grande fator para detectar vírus.

Ofertas improváveis, mensagens sensacionalistas ou promessas absurdas têm grandes chances de ser um vírus.

Por isso, teste o olhar e desconfie de abordagens apelativas.

Essas são algumas condutas que devem ser adotadas por todos na empresa.

Com um bom firewall é provável que a lista seja um pouco menor. Mas, mesmo assim, são dicas válidas para a navegação na empresa ou na casa de qualquer um de nós.

Agora que você anotou estes ensinamentos a serem reforçados na equipe vem outra questão.

Qual é a melhor forma de orientar os colaboradores?

Com tudo organizado, esta etapa será moleza.

Existem algumas formas para repassar estes ensinamentos sem parecer que está “pegando no pé”.

Sugerimos que organize um café da manhã, por exemplo, para trocar ideias sobre o assunto. Prepare o ambiente com informativos nas paredes que chamem a atenção e, quem sabe, uma dinâmica divertida.

Outras ideias podem ser fazer uma apresentação mais consistente e tirar dúvidas, mandar lembretes por e-mail ou mesmo fazer impressos para espalhar pela empresa e distribuir entre a equipe. Que tal uma política de segurança da informação?

São diversas maneiras de se relacionar com a equipe, o importante aqui é mostrar-se aberto a sugestões, críticas ou dúvidas, sem reprimir. Reforce sempre a importância do trabalho em equipe e tente manter uma aproximação natural e amigável.

Com esta preparação, a colaboração com certeza vai funcionar!