Procedimentos complexos e desorganizados, redes e sistemas que vivem apresentando erros, poucas linhas telefônicas com grandes filas de espera e falhas na comunicação entre filiais são alguns dos problemas que as Pequenas e Médias Empresas (PMEs) costumam enfrentar no dia a dia.

Este cenário acaba prejudicando o fluxo de informação entre funcionários e fornecedores e até a sua relação com os clientes.

Com orçamentos mais enxutos, as PMEs contam com equipes reduzidas e, muitas vezes, não investem em uma infraestrutura de tecnologia própria para solucionar problemas de gestão e comunicação.

A saída é buscar a informatização das ferramentas de soluções em TI para gerir o negócio e garantir uma produtividade contínua.

Para melhorar sua gestão e comunicação, selecionamos as principais soluções em TI que podem ser aplicadas em empreendimentos de pequeno e médio porte.

1) Telefonia IP

Diminuir os custos com telefonia é possível por meio da tecnologia de voz sobre IP (também chamada de VoIP). As chamadas são feitas através de uma conexão de banda larga e dispensam investimento em infraestrutura, instalação, manutenção e reparos.

A economia na conta de telefone pode chegar a 70% para as PMEs. E economia é o que o seu negócio precisa 😉

Além de reduzir custos, ao apostar na telefonia IP, você consegue um controle maior sobre as ligações e automatiza o recebimento e o atendimento de chamadas, mantendo a qualidade do serviço.

A medida permite ainda maior mobilidade da equipe, que pode fazer e receber ligações de qualquer lugar do mundo ao preço de uma chamada local, e possibilita ao empreendedor investir os recursos economizados em outras áreas da empresa para melhorar seus produtos e serviços e, consequentemente, crescer.

O AdmVoice foi desenvolvido para suprir essas e outras necessidades das PMEs. Unindo alta tecnologia e baixo custo, ele integra completos sistemas de voz, atendimento, relacionamento com o cliente, vendas e colaboração, com diversas funcionalidades exclusivas.

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2) Monitoramento de redes

Pequenas e médias empresas estão cada vez mais suscetíveis a sofrer ataques maliciosos em suas redes, entre eles invasões de sistemas, roubo e sequestro de informações.

O relatório global da Symantec de 2013 apontou que as ações contra empresas brasileiras de até 250 funcionários cresceram 13% em um ano.

Ou seja, é cada vez mais importante garantir a segurança de sistemas e banco de dados das PMEs investindo em soluções de monitoramento de redes, que permitem aos pequenos e médios empreendedores protegerem o seu negócio. Tudo isso sem a necessidade de contar com uma grande infraestrutura de TI e por um preço acessível.

Com este monitoramento contínuo é possível detectar falhas no sistema com rapidez, garantindo a correção dos problemas antes que ocorra um dano maior. Este tipo de serviço também inclui o controle dos acessos da equipe na internet, verificando navegação, e-mails, dispositivos móveis e softwares utilizados.

Além de garantir a segurança da rede das PMEs, uma ferramenta que possibilita maior ganho na produtividade das equipes e colaboradores é o AdmFirewall, e o principal, sem que o gestor disponha de investimentos muito elevados.

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3) Agendamento de tarefas

Ao começar a empreender, é relativamente fácil se lembrar das tarefas mais importantes do dia e organizar sua agenda. No entanto, conforme o negócio for crescendo, é preciso lançar mão de algumas medidas para fazer a “gestão da memória”.

Elencar e analisar os processos da sua empresa, listando as atividades mais recorrentes e organizando dados que possam facilitar a execução destes procedimentos, é o primeiro passo para não esquecer nenhuma tarefa importante.

O segundo é, conhecendo as necessidades do seu negócio, buscar uma ferramenta tecnológica que auxilie a organizar as tarefas diárias, cobrar respostas de clientes e fornecedores e gerenciar seus colaboradores.

Há agendadores de tarefas dos mais complexos, que podem ser integrados à gestão de clientes e emissão automática de notas fiscais, até os mais simples, que funcionam como listas de tarefas. Garantindo essa organização, sua empresa vai crescer ainda mais.

Recentemente, a equipe do Blog Catarse fez uma avaliação de alguns dos gerenciadores de tarefas mais utilizados e disponibilizou para seus leitores. Quer encontrar um para auxiliar na organização dos projetos da sua empresa? Acesse a avaliação do Catarse e escolha a melhor ferramenta para você.

4) Gestão de negócios

Muitas vezes as PMEs não contam com uma grande equipe – ou com várias delas, divididas em setores – e por isso, a gestão das empresas, ou boa parte dela, acaba ficando nas mãos do próprio empreendedor, que nem sempre tem conhecimento específico ou dispõe de muito tempo para cuidar do financeiro, do administrativo, do comercial e das vendas.

Nesse sentido, as soluções em TI voltadas para a gestão são grandes aliadas das PMEs, principalmente para quem está em pleno desenvolvimento e terá um aumento no fluxo das operações.

Softwares e sistemas de gestão simplificam processos comerciais por meio da automação, reduzindo custos e diminuindo riscos de erros; auxiliam a controlar o fluxo de caixa, margens e outras questões financeiras; organizam as informações da empresa de forma simplificada, e, dessa forma, ajudam o pequeno e médio empresário a tomar decisões mais ágeis, alavancando o crescimento do negócio e aumentando sua participação de mercado.

O Google dispõe de alguns aplicativos que podem auxiliar na gestão do seu negócio. São diversas ferramentas que contribuem com a organização, o desenvolvimento produtivo e seguro da sua empresa e é possível acessá-las de qualquer dispositivo móvel quando você precisar. Conheça Google Apps for Work.

Você já conta com algumas soluções em TI no seu negócio? Quais ferramentas são fundamentais na sua empresa? Conte sua experiência para a gente nos comentários.