5 práticas de como gastar menos em sua empresa

O crescimento de uma empresa está diretamente ligado com a capacidade de reduzir custos aliado a bons investimentos, andando sempre lado a lado com uma boa gestão.

Em tempos de instabilidade econômica, dedicar esforços para fazer sua empresa gastar menos pode ser uma estratégia muito coerente, afinal, ver seu dinheiro ir embora sem grandes promessas de retorno não é o caminho mais indicado para seguir.

De acordo com o Sebrae, a falta de gerenciamento da gestão básica é um dos principais motivos que resultam o fechamento prematuro de uma empresa. Pensando nisso, reunimos nesse artigo, algumas dicas que podem te ajudar a passar longe dessa estatística.

Para manter os custos nos eixos, nem sempre é preciso tomar medidas drásticas diminuindo equipes ou mudando o escritório de lugar para um mais em conta, por exemplo. Pequenas mudanças podem solucionar problemas financeiros e desafogar as contas da organização.

Para gastar menos e manter a produtividade em alta, o ideal é que uma boa avaliação seja feita analisando com cautela os pontos que serão ajustados.

É importante salientar que a redução de custos deve ser uma conduta constante e não apenas para momentos mais difíceis, exatamente para que o caixa esteja sempre equilibrado e não existam gastos exacerbados sem finalidades bem definidas.

Existem duas formas de implantar um programa de redução de custos em uma empresa: a espontânea e a compulsória.

A redução de custos espontânea é quando a empresa busca soluções para gastar menos antes de qualquer sinal de crise financeira. Esse tipo de ação tem como principal objetivo manter ou adquirir vantagem competitiva no mercado.

Quando a redução é compulsória o caminho geralmente é inverso. Aqui o principal objetivo é enfrentar uma crise e sobreviver a ela. Para que seja implantada, muitas vezes são necessários grandes cortes de custos, mesmo que atinjam áreas vitais da organização.

Como dissemos, essa não é a melhor saída e pode apresentar resultados incertos.

Algumas empresas alegam que em seus negócios não há custos a serem reduzidos e que apostar nessa tática para se diferenciar no mercado ou sobreviver a uma crise não seria a alternativa mais viável.

Porém essa afirmação não condiz com a realidade. Independentemente do porte ou segmento da sua empresa sempre haverá alguma forma de diminuir os gastos.

O que acontece muitas vezes é que adotar a redução de custos como uma estratégia a ser seguida por toda a empresa não é uma decisão firme, ou seja, existe a intenção, mas ao ser colocada em prática é boicotada pela própria gestão.

Veja a seguir 5 dicas simples para gastar menos no dia a dia da sua empresa e reduzir os custos no fim do mês:

Faça uma análise dos custos

Antes de começar a cortar todo e qualquer gasto que ver pela frente, o ideal é fazer uma avaliação detalhada de todos os custos e identificar qual é o seu grau de importância para o andamento dos negócios, dessa forma será possível analisar as melhores maneiras de gastar menos sem limitar recursos importantes para os resultados da companhia.

Para isso, enumere todos os custos da empresa e levante o histórico de cada um deles. Assim será mais fácil visualizar quais possuem maior importância e oferecem maiores chances de retorno.

Se ainda tiver dúvida do que manter, dê preferência para recursos que contribuem para a produtividade dos trabalhos e para o bem-estar de sua equipe. Uma equipe completamente desmotivada produz muito menos do que poderia.

Envolva a equipe

Quer gastar menos? Envolva a sua equipe para alcançar as metas propostas. Dificilmente você conseguirá cortar gastos rotineiros sem a colaboração do seu time, afinal, uma empresa é feita por todas as pessoas que estão dentro dela.

Você pode começar esse processo através de um trabalho de comunicação interna reforçando a importância que cada colaborador tem para essa causa.

Crie ações para que a sua equipe sinta-se parte desse objetivo e, quando as metas forem atingidas devido à participação de todos, é interessante utilizar parte da economia alcançada para premiar o time pela cooperação.
Essa estratégia pode ser aplicada na redução de itens como material de escritório, energia e manutenção de equipamentos.

Otimize o gasto com energia elétrica

Já parou para pensar que o uso exagerado de energia elétrica pode ser o grande vilão das despesas da sua empresa? Esse tipo de custo pode ser amenizado a partir de mudanças na estrutura da companhia, nos equipamentos e, principalmente nos hábitos.

Quer saber por onde começar? Procure aproveitar mais a luz do dia e mantenha as lâmpadas dos corredores, banheiros e salas vazias apagadas, essas são boas maneiras de incluir os novos hábitos para economizar energia.

Outra alternativa é desligar lâmpadas, computadores e outros aparelhos elétricos ao sair, durante os horários de almoço e durante a noite. Apenas deixar os equipamentos em standby não resolve, pois mesmo nessa função continuam consumindo energia.

Faça uma analise do fluxo de caixa

Para evitar empréstimos e endividamentos, analise o fluxo de caixa de pelo menos os últimos 12 meses e identifique quais foram os momentos que a lucratividade esteve em baixa.

Observe como está a movimentação financeira no período atual e considere a possibilidade de negociar adequações dos prazos de pagamento com fornecedores.

Agindo de forma preventiva as chances de conseguir o remanejamento das datas e formas de pagamento são maiores.

Economize em ligações telefônicas

Toda empresa precisa se comunicar, seja por telefone ou internet, é fundamental que existam pontos de contatos que facilitem a interação com os seus clientes.

Muitas vezes, a conta telefônica é vista como um verdadeiro pesadelo para os gestores, que no final do mês sempre se espantam com o tamanho dos gastos.

Ficar sem telefone provavelmente não é uma solução cabível para a sua empresa, mas existem outras maneiras de manter o contato telefônico com seus clientes e fornecedores com custos menores.

Atualmente, no mercado, existem soluções de telefonia que oferecem outras facilidades para as empresas, além das ligações telefônicas e com custos menores. O AdmVoice, por exemplo, disponibiliza ligações via VoIP (transmissão de voz por IP, que realiza chamadas telefônicas pela internet), gravações de chamadas, conferências, grupos de ramais, entre outras funções que complementam o atendimento telefônico e contribuem na missão de reduzir os gastos.

Gostou das nossas dicas? Quais são as medidas que você como gestor costuma tomar para gastar menos e diminuir os custos mensais? Compartilhe com a gente nos comentários outras maneiras que já funcionaram para economizar um pouco mais sem prejudicar o andamento dos trabalhos!