Quando o fim do mês chega e é hora de fechar as contas muitos gestores se assustam com os números. Isso porque, mesmo tendo tudo controlado em planilhas, muitas vezes os gastos fogem do controle por pequenos detalhes.

E é aí que está um grande erro. Esperar o problema aparecer para tomar uma atitude quase sempre é uma má ideia. O ideal é controlar os custos não só quando o negócio vai mal, mas como uma estratégia de atuação.

Assim, é importante que o posicionamento da empresa valorize a procura constante de pequenas poupanças. É assim que se chega à redução de grandes despesas.

Mas por onde começar? Veja os passos que separamos para você:

1- Valorize atitudes conscientes

A redução de custos é também um trabalho em equipe, logo o time todo deve estar alinhado em prol dos objetivos definidos. Você valoriza e incentiva atitudes conscientes em sua empresa?

Para responder a essa pergunta você deve observar como está a comunicação interna em sua organização. É a partir desse ponto que será possível otimizar os cortes e envolver todos os colaboradores, tanto na definição de metas, como na prática de ações que influenciam diretamente nos gastos.

Oriente, mas também peça sugestões. Muitas ideias diferentes podem surgir e, além disso, a sensação de fazer parte dessas decisões é fundamental para a motivação na hora de cumprir cada uma das definições.

O entrosamento e as atitudes conscientes causam impacto na redução de itens de material de escritório, manutenção, energia e outros.

2- Atenção aos talentos

Os custos envolvidos na contratação ou demissão de um funcionário tomam uma grande parcela das contas de uma empresa. Assim, os dois processos devem ser bem pensados.

Antes de contratar vale a pena pesar as reais necessidades daquele profissional, se o seu trabalho será útil em longo prazo e o quanto vale a pena terceirizar. Da mesma forma, evitar demissões é essencial, isso porque vários recursos são investidos em um novo colaborador, sem contar o seu tempo de adaptação e treinamento, não é mesmo?

Para lidar com essa questão, então, a melhor saída continua ser prestar atenção nos talentos e fazer o possível para retê-los, seja cuidando da motivação, incentivando o autodesenvolvimento, oferecendo um plano de carreira e bons benefícios.

Uma empresa que retém talentos ganha não somente em economia, mas em qualidade de serviço, confiança e produtividade. Pense nisso!

3- Gerencie os custos operacionais

Algumas ferramentas são indispensáveis para a realização e andamento do trabalho. Um exemplo comum é a internet e o telefone. Os dois são recursos sem os quais uma empresa não consegue prosseguir sem e, assim, é ainda mais difícil ter controle sobre isso.

Mesmo assim, é possível utilizar ambos de forma consciente e, para isso, você precisa conhecer bem quais são as necessidades da sua empresa. Entendendo o volume de uso de cada um e, no caso do telefone, os motivos de sua utilização, fica mais fácil orientar os colaboradores em busca de economias.

Energia elétrica, impressões e economia de água também entram nesse ponto e, aqui, vale aproveitar a luz solar sempre que possível, evitar o uso indiscriminado de ar condicionado e abusar de uma comunicação aberta e cheia de dicas para os colaboradores.

4- Invista em tecnologia para aproveitar recursos

Economia também tem a ver com bons investimentos. Como assim? É fácil, investir em tecnologias que te ajudem a economizar internet, telefone, tempo e energia muitas vezes compensa os gastos.

Você já colocou no papel quais são os gastos que mais comprometem o seu orçamento? Então agora é o momento de listar as soluções para cada um deles. Para os que possuem altas contas de telefone, por exemplo, é possível investir em um serviço voip, ou seja, com ligações via internet.

Esses mesmos produtos oferecerem diversos recursos que melhoram a produtividade, aceleram o atendimento e a satisfação do cliente. Ou seja, apenas um investimento pode impactar diversos aspectos de sua empresa.

Além disso, uma empresa que inova está sempre a frente de seus concorrentes, não é mesmo? Por isso, não hesite em pesquisar soluções que facilite o seu trabalho e ainda te ajudam a reduzir custo.

Nesse momento, pense macro e planeje todos os investimentos. Muitas vezes, as empresas deixam de adquirir algum serviço pensando ser algo que vai ajudar apenas uma área ou departamento, mas é necessário visualizar se ela poderá trazer resultados melhores em geral também, já que todas as áreas estão interligadas.

Em outro artigo já falamos como alguns softwares podem melhorar um negócio. Reveja aqui!

Após esses passos, a nossa última dica é para que seja sempre observador quanto ao uso dos recursos e ao comportamento da equipe. Só assim será possível identificar falhas e novas oportunidades de reduzir e poupar custos.

Em qualquer aquisição não se esqueça de sempre fazer orçamentos e comparar preços, mas pense em longo prazo para fazer boas escolhas.

Os gastos em sua empresa estão além do desejado? O que você tem feito para mudar isso? Compartilhe com a gente as suas ideias e não deixe de colocar essas dicas em prática.