Você já viu, na primeira parte do nosso artigo, como a motivação dos colaboradores e o uso da tecnologia podem ser determinantes para aumentar a produtividade.

Hoje, você confere mais 3 dicas importantes para mudar o seu desempenho no mercado. Vamos lá?

Crie processos

Aumentar a eficiência de processos dentro de uma empresa é um dos principais desafios para a produtividade corporativa.

Muitas atividades levam tempo para ser consolidadas porque precisam ser notificadas, aprovadas, encaminhadas, entre outros fatores. Como melhorar a gestão desses processos internos?

Nesse caso, pequenas e médias empresas levam vantagem, pois contam com setores e time de funcionários menores, o que facilita a implementação de transformações e de novos sistemas de gestão.

Sistematizar as atividades de sua empresa pode contribuir muito para a produtividade média de seus funcionários. E há várias formas de colocar isso em prática.

Inicialmente, estabeleça prazos concretos para a realização de atividades e para a conclusão de projetos. Se for necessário ajustar esses prazos posteriormente, tudo bem. Mas é importante trabalhar com prazos fixos.

Um segundo passo é a escolha de líderes de equipe competentes. Esses profissionais devem ser capazes de ajustar as práticas dos funcionários da empresa às necessidades de um ambiente produtivo e competitivo.

Bons líderes devem auxiliar os empregados sob sua responsabilidade, direcionar as atividades que eles exercem e engajá-los no trabalho realizado dentro da empresa.

Como gestor de uma PME, é também interessante a contratação de profissionais especializados em treinamentos para a produtividade. Eles podem analisar os atuais processos dentro de sua empresa, propor mudanças e ajudar na implementação dessas transformações, como a criação de novos sistemas e procedimentos internos.

Certificações como a ISO 9001 são uma das formas de atestar os padrões de qualidade dos procedimentos de gestão dentro de sua empresa.

Vários empreendedores buscam essa certificação para assegurar a seus clientes o cumprimento de normas de segurança, de satisfação dos consumidores e de outros aspectos, como saúde ocupacional. Talvez essa seja uma opção interessante para sua empresa.

Utilize um firewall

Sua empresa conta com a proteção de um firewall? Hoje essa ferramenta eletrônica é imprescindível para controlar o acesso à internet, as ações de seus funcionários e a segurança dos arquivos de sua empresa. Bons sistemas de firewall têm funcionalidades bastante diversas, podendo ser utilizados com vários propósitos.

Por exemplo, é possível controlar a navegação de usuários da firma na internet. Isso significa maior controle sobre atividades não relacionadas ao trabalho, por exemplo, como redes sociais e páginas impróprias às atividades de sua empresa.

Bons sistemas de firewall também controlam quais URLs são as mais seguras para serem acessadas, evitando que usuários sejam encaminhados para sites maliciosos, que podem arriscar a segurança de informações e dos arquivos de sua empresa.

Ou seja, além de ter boa relação entre custo e benefício para PMEs, sistemas de firewall aumentam a segurança dos dados enviados e recebidos por sua empresa, protegendo dados e sua confidencialidade.

Outra funcionalidade interessante de programas modernos de firewall é o controle de conversas via Skype, já que essa ferramenta pode ser utilizada por funcionários com outra finalidade, não relacionada ao trabalho. Ao contrário, o Skype pode ser bastante útil para a realização de reuniões à distância, videoconferências e atendimento a clientes.

Desviar a finalidade dessa ferramenta pode sobrecarregar desnecessariamente o sistema de sua empresa e reduzir a produtividade de seus funcionários.

Além disso, firewalls podem ajudar no controle da segurança de e-mails, filtrando spam, malware e outros tipos de ameaças aos equipamentos de software e hardware de sua empresa, que podem atrasar as atividades.

Sistemas de firewall completos ainda emitem importantes** relatórios sobre o uso da internet** em sua empresa, com dados sobre os padrões de acesso, maiores dificuldades enfrentadas, histórico de buscas, etc.

Esses relatórios servem para o entendimento e a tomada de decisões pelos diretores de uma empresa, principalmente na área de tecnologia da informação e gestão de recursos humanos.

Use a tecnologia a seu favor

Uma das principais formas de um gestor aumentar a produtividade em sua empresa é por meio da tecnologia.

Quanto mais ferramentas de gestão, administração e execução de tarefas estiverem à disposição do empreendedor e de sua equipe, maior será a eficiência na realização de atividades no âmbito da empresa.

Para isso, há várias novidades tecnológicas com as quais uma empresa pode contar hoje em dia. Algumas delas são inclusive gratuitas!

Por exemplo, o Google Drive é uma ótima forma de armazenamento de arquivos, sejam eles de qualquer tipo.

Há uma cota de armazenamento gratuito, mas para contratar espaço de armazenamento de 100GB, basta pagar uma assinatura mensal de US$ 1,99. Para 1 Terabyte de memória, a assinatura é de US$ 9,99. Ou seja, uma diferença bastante pequena para muito espaço de armazenamento.

Esses arquivos guardados no Google Drive podem ser acessados de casa, do trabalho, do celular e de outros dispositivos móveis, como tablets. Há também configurações de privacidade e de compartilhamento, que facilitam muito o cotidiano de uma empresa.

Além disso, há compatibilidade com ferramentas como Gmail e Google Docs, que permitem troca de mensagens instantâneas, edição simultânea de arquivos por várias pessoas e backup imediato. Para mais informações, acesse a página do serviço aqui.

A Wunderlisté outra ferramenta muito útil para empreendedores hoje em dia. Além de ser acessível por meio de tablets, celulares e computadores, ela sincroniza automaticamente as informações inseridas sobre as tarefas a serem cumpridas.

Basicamente, o aplicativo permite que os usuários insiram as tarefas mais importantes a serem realizadas durante o dia, semana, ou mês. Essas listas podem ser compartilhadas com uma equipe, por exemplo, na execução de um projeto. Os profissionais podem trocar mensagens pelo aplicativo, com o objetivo de organizar a execução das tarefas.

Outra forma de otimizar a realização de tarefas no âmbito de uma empresa é por meio do Google Hangouts, que permite a realização de reuniões em ambientes virtuais, com até dez pessoas. Há troca de mensagens, chamadas de vídeo e até mesmo o compartilhamento de arquivos. Essa pode ser uma boa (e barata) alternativa para uma empresa que necessita de espaços virtuais para os profissionais de sua equipe discutirem projetos, problemas e dúvidas.

Além disso, o aplicativo facilita a reunião desses profissionais quando há membros da equipe distantes do local de trabalho, em reuniões a negócio e home office. Ou seja, além de tempo, é uma economia de dinheiro para sua empresa.

Conclusão

Como se pôde perceber, implementar ações para aumentar a produtividade de sua empresa exige uma série de esforços que, se tomados em conjunto, podem melhorar muito suas vendas, a satisfação de seus clientes e a qualidade do trabalho de seus empregados.

Não tenha receio de experimentar novas tecnologias, pois elas são importantes aliadas nessa tarefa. Além disso, procure motivar seus funcionários a realizar sempre o melhor trabalho possível, pois eles são parte fundamental do core business de sua empresa.

Confie também nas novas ferramentas de gestão que estão a sua disposição hoje em dia, como sistemas de gestão de processos, firewalls e outras novidades de TI. Independentemente da área na qual sua empresa atua, é imprescindível contar com esses mecanismos para aumentar a produtividade e se destacar no mercado!

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