Sua empresa faz a gestão de contratos de TI? Você sabe o motivo dessa prática ser de suma importância para as organizações? Não é de hoje que o gerenciamento de contratos merece uma atenção especial nas empresas e, por isso, daremos o destaque merecido para esse assunto no artigo de hoje.

Boa leitura!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos ou gerenciamento de contratos, é o ato de acompanhar todas as etapas previstas em documento para que tudo ocorra da melhor forma desde o momento da contratação dos serviços até a finalização ou renovação destes. O profissional responsável, mais conhecido como gestor de contratos, deve ter conhecimento pleno e minucioso do que foi acordado para que mantenha o controle de todas as ações necessárias, garantindo que os serviços contratados fluam sem interferências ou prejuízos futuros.

Para que uma boa gestão de contratos funcione da melhor maneira, é fundamental planejar e programar detalhadamente todas as atividades previstas, incluindo as financeiras, para que não apareçam surpresas desagradáveis relacionadas à contratação do serviço em questão.

Para que o planejamento seja completo e eficiente, é necessário que aja uma estruturação do que será necessário para que acompanhamento adequado ocorra. O gestor de contratos deve providenciar e assegurar que todos os recursos – materiais e humanos – sejam disponibilizados para tal. Afinal, qualquer tipo de gerenciamento torna-se mais eficaz quando temos ferramentas adequadas para nos dar o suporte necessário.

Mas afinal, por que gerenciar os contratos de TI?

Assim como citei acima, a gestão de contratos de TI tem como objetivo administrar da melhor forma todas as etapas previstas para o funcionamento dos serviços contratados, desde etapas operacionais até as mais burocráticas, como a integração com outras áreas da organização, como a jurídica, por exemplo. Essa é uma das grandes dificuldades enfrentadas pelos líderes de TI, mas que de forma alguma deve ser ignorada.

O gerenciamento correto possibilita o cumprimento das normas exigidas nas regulamentações, evita multas, danos de imagem, riscos de contingenciamento de recursos e os limites às operações. Além disso, a boa administração de acordos é útil para cortar o custo das apólices de seguros, garante a valoração de ativos e evita paralisações e gastos emergenciais e, até mesmo, contribui para a boa interação entre empresa e fornecedores.

Para quem pensa que a gestão de contratos de TI é algo novo no mercado, é bom rever algumas informações. Desde 2005, grandes empresas da área de tecnologia, como a Aberdeen Group, já indicavam que o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos seria uma grande disciplina de negócio. Nos EUA esse assunto já era pauta desde os anos 90.

Mesmo sendo um tema veterano no que se diz primordial para os negócios, ainda pouco se faz em relação ao assunto. Segundo uma pesquisa realizada pela AGNC, 34% das empresas participantes não controlam os níveis de serviço dos contratos e mais de 75% não utilizam nenhuma metodologia para gestão de contratos. Ou seja, a pesquisa reflete exatamente o que ocorre no mercado atual: falta de gestão e controle.

O custo de uma gestão falha

A falta de gerenciamento ou, o gerenciamento falho, podem gerar grandes custos para as empresas, ou pior, podem ser a razão para o fechamento de uma organização, pois quando não existe uma gestão adequada, podem-se criar espaços para quebra de acordos sem que você se dê conta.

As pequenas empresas que não possuem um departamento jurídico bem estruturado devem ter cuidado redobrado desde o momento da execução dos documentos. Muitas vezes, os pequenos empresários optam por modelos prontos disponíveis na internet e não se atentam a detalhes importantes que podem prejudicar o andamento do serviço posteriormente.

Segundo o especialista no assunto, Enio Salu, a gestão eficiente do ciclo de vida dos contratos é o seu maior bem organizacional. Segundo ele, os principais motivadores de uma gestão bem-feita desta área são:

  • Executar o objeto
  • Evitar multas
  • Minimizar dúvidas
  • Reduzir a necessidade de demandas judiciais
  • Minimizar o desgaste do gestor do contrato no caso de demandas judiciais
  • Manter clima favorável entre contratante e contratada, evitando desgaste do gestor do contrato.

Sem uma metodologia eficaz, o gestor pode se perder em meio a muitos contratos, ocasionando, eventualmente, o pagamento extra de tarifas, multas contratuais, a falta de conhecimento de cláusulas importantes e até a compra de um serviço inferior ao especificado no acordo, conclui Salu.

Por onde começar?

Imagine a seguinte situação: o contrato daquele hardware indispensável para sua empresa está prestes a vencer e você só se dá conta momentos antes do prazo de renovação. Porém, como a data está muito próxima e você não repassou para o setor financeiro, há grandes possibilidades de multas onerosas chegarem em breve devido rompimento contratual e a paralisação do serviço prestado. Tudo isso por conta de uma falha na gestão de contratos. O que fazer para que isso não aconteça novamente?

Para solucionar o problema acima, podemos utilizar exemplos de empresas que já dominam a prática. As grandes companhias brasileiras possuem um departamento exclusivo para a gestão de contratos, podendo ou não estar relacionado ao departamento de TI. Segundo especialistas, sem a adoção de um modelo de operação, dificilmente esse setor conseguirá identificar com precisão quando e o quê a organização necessita. “Se a área não especificar bem o que precisa, seus fornecedores internos de TI, e os externos, de software e infra-estrutura, entregarão produtos que não atenderão à empresa”, diz Enio Salu.

Para que o gerenciamento funcione como o esperado, é necessário que o CIO adote um modelo de gestão. Nenhuma solução milagrosa dará retorno sem um padrão que defina atribuições, processos, indicadores e ferramentas. Para isso, será necessário integrar à rotina algumas ferramentas primordiais, como o ERP, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e ter um fluxo de trabalho.

O ERP garante o domínio dos registros, como catálogo de documentos, histórico de relacionamentos, além de guias e certificações, por exemplo. O GED auxiliará nos processos de contratos digitalizados e o fluxo de trabalho ficará a frente da execução dos eventos, como renovação, reajuste, pagamento, inspeção e penalidades. “Se a empresa tiver um sistema de business intelligence (BI) para extrair automaticamente os indicadores, o quadro ficará absolutamente completo”, atesta Salu.

Sabemos que, para pequenas e médias empresas, nem sempre é possível abrir um setor que fique inteiramente focado nessa gestão. Porém, isso não deve ser motivo para deixar o gerenciamento de contratos de TI para outro momento. Caso abrir um novo departamento não esteja nos planos da sua empresa, é possível dividir as tarefas para diferentes áreas. A divisão pode ser feita da seguinte maneira: o departamento de compliance (ou conformidade, como também é chamado) fica responsável pela fiscalização; a área de TI operacionalização; o jurídico pela revisão dos documentos; e alguns consultores por providenciar informações e aconselhamento.

Espero que esse artigo tenha contribuído para o seu entendimento sobre a importância da gestão de contratos em TI e que, a partir de agora, você comece a planejar como esse gerenciamento será realizado daqui para frente.

Até a próxima!