/ telefonia ip

Tudo sobre Voip que você ainda não sabia

Não saber tudo sobre Voip é ignorar o potencial de redução de custos e otimização da eficiência operacional que essa tecnologia pode agregar para a sua empresa. Apesar de não ser considerado como uma inovação em TI, por causa da época em que foi criado, o Voip está voltando para o centro das atenções dos gestores dessa área dadas as suas facilidades de uso e funcionalidades.

No post de hoje você entenderá o que é Voip, como essa tecnologia funciona e como implementar na sua empresa. Também descobrirá suas vantagens e desvantagens, como pode ser utilizado e as razões de cada vez mais as empresas adotarem essa solução. Confira!

1. O que é Voip?

02_Outubro_Imagens_1.-O-que---Voip-min
Voip é a sigla de “Voice over Internet Protocol” que, em português, significa “voz sobre protocolo de internet”. De certa forma, a sigla sintetiza o que é Voip. É uma forma de transmissão de voz por meio de protocolos de internet (IP). Para isso, o áudio das ligações é transformado em dados e enviado através de uma conexão, como se fosse um arquivo sendo trocado entre os usuários.

Existem duas formas de utilização da tecnologia Voip:

1.1. Ligações de Voip para Voip

Quando fazemos chamadas por Skype, Hangouts ou pelo Facebook Messenger, por exemplo, utilizamos um tipo semelhante de tecnologia para enviar e receber os pacotes de dados. Em geral, as ligações de Voip para Voip são gratuitas independentemente da localização das pessoas envolvidas na conversa.

Apesar de ser um tipo de uso mais conhecido e sem custos, muitas vezes as ligações de Voip para Voip são inadequadas para suprir todas as necessidades das empresas. Afinal, ambas as pessoas precisam se conhecer minimamente, indicar quais são os seus usuários ou endereços Voip, estar conectadas via internet e online no aplicativo indicado.

Ou seja, seria impossível utilizar ligações de Voip para Voip para se comunicar com clientes potenciais, tratar de assuntos financeiros com o departamento administrativo de outras empresas ou falar rapidamente com pessoas que estão se deslocando. Para esses casos, existe uma solução profissional e específica, como veremos abaixo.

1.2. Chamadas de Voip para redes públicas

É possível utilizar a tecnologia Voip para receber ligações ou contatar um número de telefone fixo ou celular. Neste caso, há um custo para contratar e configurar o Voip, as ligações também são tarifadas, mas as despesas são bem inferiores às tarifas praticadas pelas empresas de telefonia.

Na prática, o uso do Voip muda bem pouco a rotina dos seus colaboradores e não interfere no relacionamento com seus clientes, fornecedores ou parceiros. Ambos podem continuar usando os dispositivos que estão habituados, como telefones físicos, mas a tecnologia que suporta as chamadas gera uma diminuição nos gastos com ligações.

A principal vantagem deste uso é a eliminação de barreiras para o contato. Se na ligação de Voip para Voip eram necessários vários pré-requisitos para o sucesso do contato, nas chamadas de Voip para redes públicas as exigências são reduzidas para apenas três:

  • ter uma conexão de internet;
  • contratar uma solução Voip;
  • ter o número telefônico do contato;
  • Já para o contato, não existem pré-requisitos!

Você deve estar se perguntando como os pacotes de dados que carregam o áudio da conversa é decodificado pelo telefone do receptor, não é mesmo? No próximo tópico abordaremos tudo sobre o funcionamento do Voip e como seu uso pode ser aperfeiçoado nos ambientes corporativos. Continue lendo!

2. Como funciona Voip?

02_Outubro_Imagens_2.-Como-funciona-Voip-min
O funcionamento do Voip pode ser resumido em 4 processos que são realizados quase que simultaneamente e sem a percepção dos envolvidos na ligação:

2.1. Identificando o endereço requisitado

O primeiro processo de qualquer comunicação é a conexão do emissor com o destinatário. Com o Voip isso não é diferente. Utilizando um computador conectado à internet com placa de som, alto-falante, microfone e uma solução Voip configurada é possível realizar uma chamada para outros dispositivos. Abaixo exploraremos como outros dispositivos, não um computador, podem ser usados para realizar as chamadas.

No caso de ligações de Voip para telefone existe um processo que é executado em segundos:

O usuário inicia a ligação como se estivesse usando um telefone convencional. Enquanto isso, a solução Voip emite um sinal para o usuário de que há uma conexão disponível e sinaliza para o roteador de que uma ligação está a caminho.

Após a discagem, a solução mapeará se o número informado é um endereço válido e se está disponível.

Por fim, é estabelecido um canal de transmissão e recepção dos dados através de uma rede IP.

2.2. Transformando a voz em dados

Após o estabelecimento da conexão entre os envolvidos, começa o processo de transformação da voz em formato de dados. Aqui é utilizado um programa chamado softphone. Sua função é de transformar o sinal analógico da fala em sinal digital.

2.3. Roteando os dados para o destinatário

Em seguida, há o envio dos dados via internet, processo conhecido como roteamento. Para garantir uma boa experiência é necessário que a conexão tenha uma capacidade mínima indicada pelo fornecedor da solução Voip. A maioria dos programas exige 512kbs ou até mesmo para propiciar uma qualidade adequada.

Quando a conexão de internet é instável há a perda de pacotes de dados, causando ruídos ou até falhas na transmissão e recepção das mensagens.

2.4. Recebendo e encerrando uma ligação

Na outra ponta da chamada, a pessoa receberá a ligação em um telefone convencional e cada pacote de dados será novamente transformado em voz para ser compreendido. Assim que um dos participantes encerrar a conexão, a ligação terminará.

Portanto, a utilização do Voip exige alguns processos técnicos que são executados em segundos, mas a experiência para os usuários continua idêntica à de usarem um telefone convencional.

Agora que você já sabe o que é e como funciona, vamos abordar como essa tecnologia pode ser implementada e quais as diferenças entre todos os dispositivos disponíveis.

Leia mais: Por que sua empresa deve fazer gestão de chamados?

3. Como implementar Voip na empresa?

02_Outubro_Imagens_3.-Como-implementar-Voip-na-empresa-min
Existem 3 itens que precisam ser avaliados por sua empresa ou por um parceiro especializado para garantir o correto funcionamento da telefonia Voip:

3.1. Análise da conexão de internet

É importante avaliar se a velocidade do seu link de internet e a largura de banda são suficientes para suportar um aumento no tráfego sem comprometer a performance de sistemas e aplicativos já utilizados por sua empresa.

Outro fator importante é a análise dos dispositivos da rede interna. Quanto mais antigos forem os roteadores e switchs, menor será sua capacidade de manter uma boa performance da rede em momentos de alta demanda.

Quando essa análise não é bem-feita, as chances de insucesso no uso da telefonia por IP são grandes.

3.2. Definição do dispositivo a ser utilizado

Sua empresa precisará investir em algum tipo de dispositivo básico para viabilizar as chamadas. Aqui elencamos os três tipos principais e duas utilizações mais avançadas:

3.2.1. Computador

Um computador conectado à internet com microfone, alto-falantes, placa de som e um software de internet já é suficiente para iniciar o uso da telefonia por IP.

Esse é o tipo de solução recomendada para empresas com poucos usuários desse tipo de tecnologia. Por exemplo, em call centers isso seria inadequado por causa dos custos para a compra e manutenção das estações de trabalho.

3.2.2. Telefones IP

São aparelhos que já possuem os recursos de hardware e software necessários e que se conectam diretamente com o roteador dos dados. Sua aparência e operacionalização é bem semelhante ao de um telefone comum, mas sua tecnologia é bem diferente.

Sua vantagem é ser independente de um computador, o que permite que mais pessoas usem o mesmo dispositivo para realizar as ligações.

3.2.3. ATA

O Adaptador Telefônico Analógico (ATA) serve para permitir que um telefone convencional seja conectado a um computador ou diretamente ao cabo de rede de internet e realize ligações por IP. Sua função é transformar o sinal analógico do telefone comum em dados digitais.

3.2.4. Números virtuais

Sua empresa está presente em mais de um estado ou cidade? Os números virtuais são uma ótima solução Voip para esses casos. Eles possibilitam que um número de telefone fixo seja criado com características semelhantes aos números locais de uma cidade, mas ficam vinculados a uma linha Voip. Ou seja, sua empresa não precisa comprar uma linha telefônica, apenas ativar um número que facilite o contato dos clientes daquele local.

Essa linha pode ser atendida de qualquer escritório ou localidade que o gestor de TI selecionar. Também é possível conectá-la ao PABX-IP.

Sua vantagem é gerar diversos números relevantes para o relacionamento com seu segmento de mercado, sem aumentar as despesas ou a complexidade da gestão de telefonia.

3.2.5. PABX-IP

A principal função de um PABX é possibilitar a criação de inúmeros ramais dentro da empresa a partir de uma quantidade limitada de linhas. Dessa forma, é possível que cada colaborador tenha um terminal telefônico em sua mesa, sem precisar ter que fazer a gestão telefônica do mesmo número de linhas.

Com o PABX-IP acontece algo ainda melhor. Ele permite que as ligações sejam realizadas ou recebidas diretamente pelo computador dos colaboradores. Se combinado com o adaptador telefônico analógico, essa tecnologia permite uma experiência idêntica aos tradicionais ramais.

Para ser utilizado, o PABX-IP requer a parceria com uma operadora Voip, além da instalação do software em cada máquina que será registrada como um canal.

Sua vantagem é permitir que um usuário seja acionado onde quer que esteja usando sua estação de trabalho, como em momentos de home office.

3.3. Escolha de uma operadora Voip

Uma operadora Voip atua de maneira semelhante às operadoras de telefonia tradicionais, com a vantagem de praticar tarifas menores e ser mais ágil no atendimento das solicitações de seus clientes. Sua função é garantir que as ligações locais, interurbanas ou internacionais sejam realizadas com sucesso, independentemente do tipo de rede usada (IP com IP ou Voip com rede pública).

As operadoras oferecem diferentes tipos de serviços e modelos de contratação. Por isso, é importante avaliar quais são os recursos disponibilizados em cada pacote e como se dará o método de pagamento (pré ou pós-pago). Vale negociar com a operadora para obter condições mais vantajosas para a sua empresa.

4. Quais são as vantagens e desvantagens do Voip?

02_Outubro_Imagens_4.-Quais-s-o-as-vantagens-e-desvantagens-do-Voip-min
Ao longo do post comentamos de maneira simples as vantagens e desvantagens do Voip, mas gostaríamos de sintetizá-las e evidenciá-las.

4.1. As vantagens

4.1.1. Economia

A principal razão para optar por essa tecnologia é a redução de custos propiciada sobre ligações tradicionais. Empresas que migraram para a telefonia IP chegam a apontar até 80% de diminuição dos gastos com telefonia.

Para empresas que realizam ligações interurbanas (DDD) ou internacionais (DDI), a economia é ainda mais perceptível, pois a tarifação por minutos tende a ser bem reduzida.

Leia mais: Controle de despesas telefônicas: 7 dicas para sua empresa

4.1.2. Integração e gestão centralizada

Gerir linhas telefônicas de diversas filiais, de celulares ou até as diferentes linhas de entrada do PABX é uma tarefa e trabalhosa. Ao usar o Voip, todas essas linhas podem ser substituídas por números virtuais e a extração de simples relatórios mostra o histórico de consumo.

Além disso, existem aplicativos e funcionalidade que podem ser adicionados e integrados à central telefônica. Por exemplo, sua empresa pode usar recursos para gravar ligações, armazenar dados, bloquear chamadas e números indesejados, entre outras.

4.1.3. Flexibilidade

Fazer chamadas de voz é apenas uma das funções do Voip. Com ele, além de ligar para números fixos e móveis, os colaboradores também podem enviar mensagens de texto do estilo SMS, gravar áudios e encaminhá-los via mensagem de e-mail para os destinatários ou fazer chamadas em vídeo com outros usuários.

Dependendo do software e pacote de serviços, a sua empresa consegue ampliar a utilização de recursos de comunicação e se tornar mais assertiva em suas mensagens.

4.1.4. Mobilidade

Já citamos algumas vezes, contudo vale reforçar. Na telefonia tradicional a linha fixa só pode ser utilizada no local onde foi instalada, caso você queira se comunicar com um colaborador que está ausente do escritório precisará contratar uma linha móvel e aumentar seus custos.

Usando Voip você pode contatar qualquer colaborador que esteja conectado à internet usando um mesmo número ou ramal. Na prática, isso significa que vendedores, consultores e qualquer pessoa que esteja em campo ou realizando home office poderá ser contatado por clientes, fornecedores e colegas como se estivessem dentro do escritório.

4.1.5. Aumento de produtividade

Imagine como a produtividade de seus colaboradores aumentaria se eles não precisassem discar o próximo número de contato? Ou ainda, se as ligações feitas para o seu ramal entrassem automaticamente em espera, caso a linha esteja ocupada.

Com o Voip não é necessário comprar uma Unidade de Resposta Audível (URA) para organizar as filas de ligações recebidas enquanto os colaboradores terminando de atender uma pessoa. A própria solução organiza a fila e facilita uma resposta mais rápida às demandas dos solicitantes.

Por outro lado, você também pode criar filas de ligações para otimizar o tempo de pessoas que trabalham em Call Centers ou em Centrais de Relacionamento com Clientes. Tudo isso sem custos adicionais.

4.1.6. Infraestrutura simplificada

Na telefonia tradicional a adição ou remoção de um ramal ou terminal telefônico depende de cabeamento e instalação de um dispositivo. Usando o Voip, basta ter um computador ou dispositivo com acesso à internet para que um novo ramal seja criado.

4.2. As desvantagens

Você também precisa conhecer algumas desvantagens para ter certeza de que essa é uma boa opção de telefonia para a sua empresa. Vamos conferir as principais:

4.2.1. Qualidade da ligação atrelada ao link de internet

Se houver picos de demandas por banda de internet ou a velocidade de sua conexão oscilar demasiadamente, a tecnologia Voip pode perder a qualidade da chamada. Momentos de indisponibilidade da conexão e interrupção do sinal de internet também podem levar a sua empresa a ficar sem seus canais de comunicação.

Por estar baseada na transmissão e recepção de dados via protocolos de internet, a telefonia Voip depende da qualidade de conexão.

As saídas para essa situação passam por duas medidas:

Utilizar internet por fibra: apesar de seus custos serem maiores, a velocidade e qualidade da conexão tende a ser mais rápida e constante. O problema é que nem todos os lugares do Brasil possuem esse tipo de serviço disponível.

Contratar um link de redundância: ter um link principal e outro secundário ajuda a diminuir ou eliminar possíveis indisponibilidades. Por exemplo, se você possui os serviços de internet contratados com a operadora X, contrata a operadora Z para o mesmo tipo de serviço e configure sua rede para acionar automaticamente a conexão que estiver disponível naquele momento. Apesar de ser mais onerosa, essa solução ainda pode ter um custo-benefício superior que o uso da telefonia tradicional.

4.2.2. Queda de energia

Na telefonia tradicional as linhas utilizam a energia elétrica fornecida pela central telefônica da operadora. Quase sempre, essas centrais possuem geradores de energia ou baterias para evitar paradas no sistema.

No caso do Voip, a energia é aquela oferecida por uma concessionária para a sua empresa. A única maneira de evitar que a telefonia pare em momentos de queda de energia é investindo na compra de nobreaks ou geradores.

4.2.3. Falta de regulamentação governamental

No Brasil, a comunicação telefônica é regulamentada pela Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel). Contudo, ela ainda não criou regras que enquadre a oferta das operadoras Voip.

Isso representa dois riscos:

Qualidade do serviço é regida apenas pelo contrato: caso sua empresa não seja detalhista na hora de contratar os pacotes de telefonia, não terá outra via que não a judicial para discutir cláusulas abusivas, diferenças na qualidade dos serviços ofertados e os contratados ou outras reclamações. No modelo tradicional, a Anatel pode até mesmo suspender a concessão de uma empresa, caso ela descumpra os padrões estabelecidos na regulamentação.

Elevação de preços após a regulamentação: não é improvável que esse órgão máximo do setor de telecomunicações vá regulamentar as atividades das operadoras Voip. Logo, pode haver uma elevação no preço dos serviços, caso as regras criem novas obrigações para o setor.

No entanto, essa desvantagem deve ser relativizada, pois qualquer setor da economia pode sofrer interferência governamental, nem por isso deixamos de comprar produtos ou serviços, não é mesmo?

5. Como o Voip cresceu nas empresas?

02_Outubro_Imagens_5.-Como-o-Voip-cresceu-nas-empresas-min
A tecnologia Voip nasceu durante os anos 90 com o objetivo de aumentar a disponibilidade de linhas telefônicas, já que é possível configurar diversos números virtuais usando apenas um link de internet, e visando reduzir os custos de telefonia. Contudo, a aceitação do mercado foi extremamente baixa, por causa da experiência que os usuários tinham ao utilizar o Voip com uma conexão de internet de baixa qualidade.

Com o surgimento da banda larga e conexões móveis do tipo 3 e 4G, gestores de TI mais atentos começaram a indicar essa solução para reduzir os custos operacionais de suas empresas. Simultaneamente, os usuários passaram a descobrir novos recursos que agilizavam processos e aumentavam a produtividade.

Por exemplo, atualmente é possível realizar uma chamada interurbana Voip utilizando um smartphone, o que reduz o valor da tarifa cobrada na ligação e centraliza a comunicação de sua equipe em um único número telefônico independentemente do local ou dispositivo usado pelos colaboradores. Caso o destinatário não esteja disponível para a conversa, o sistema permite enviar um e-mail com uma mensagem de voz ou encaminhar uma mensagem do tipo SMS para o número desejado.

Ao mesmo tempo, os gestores e decisores ganham maior poder de otimização da comunicação de suas áreas. Por exemplo, algumas soluções oferecem a possibilidade de gravar as ligações dos colaboradores com clientes e isso permite que o gestor ouça os áudios e encontre oportunidades para aperfeiçoar o atendimento dado por sua equipe. Ao detectar que o desempenho de um vendedor é melhor que a média do time comercial, o gestor da área poderá ouvir o discurso daquela pessoa, encontrar os pontos de destaque e treinar seu setor para replicar a estratégia e os argumentos.

Por fim, atualmente os gestores de TI conseguem encontrar planos simplificados de tecnologia Voip, com serviços de atendimento e suporte mais ágeis e eficientes que os oferecidos por empresas tradicionais de telefonia, maior controle sobre as despesas apontadas em sua fatura mensal e funcionalidades com maior valor agregado para seus negócios. Ou seja, além da redução de despesas, o uso de Voip abre novas oportunidades e facilidades para a empresa.

Nestes 5 tópicos indicamos tudo sobre Voip, desde sua definição até as razões pelas quais as empresas optam por essa tecnologia. Agora você já pode analisar como essa solução apoiará sua organização a otimizar a utilização do orçamento da área de TI e a melhorar suas operações em todos os setores.

Você já conhecia tudo sobre Voip para empresas? Tem alguma dúvida ou receio sobre o Voip não ser adequado para o seu ambiente de TI? Pensa em utilizar essa tecnologia para reduzir custos e melhorar os resultados do negócio de sua organização? Deixe um comentário neste texto e compartilhe conosco a sua opinião, experiência e ideias sobre esse tema!

banner_bottom_blog--4-