Como fazer uma planilha de redução de custos

Para manter a vida financeira de uma empresa sempre em ordem, uma das principais atitudes a ser tomada é saber como controlar tudo que envolve as finanças do negócio. Para isso, uma maneira muito utilizada e bem sucedida é elaborar uma planilha de redução de custos. Com esse controle é muito mais fácil visualizar o que está gerando mais gastos que o necessário e avaliar como essa situação pode ser revertida, além de ajudar o gestor a prever cenários e evitar surpresas desagradáveis.

Se eu te perguntasse quanto a sua empresa gasta com energia elétrica, telefonia, fornecedores, ou qualquer outro ponto que exige saídas financeiras, você saberia me responder com exatidão? A questão não é apenas ter ciência de todos os custos da sua empresa, mas sim saber onde é possível reduzir gastos e economizar estrategicamente.

Segundo William Thomson Kelvin, físico irlandês “Aquilo que não se pode medir não se pode melhorar”. Se as finanças da sua empresa ainda não estão em ordem, está mais do que na hora de começar por algum lugar e, uma planilha de redução de custos é um excelente ponto de partida.

Mas afinal, como elaborar uma planilha de redução de custos?

Essa pode ser a dúvida de muitas pessoas. Essa planilha pode ser simples ou mais complexa, tudo dependerá dos seus objetivos com ela.

Antes de colocar a mão na massa e começar a inserir os números em um arquivo do Excel, é necessário analisar e identificar quais são as variáveis que poderão impactar o orçamento final.

Alguns pontos são primordiais para a construção de uma planilha de redução de custos ser realmente coesa, como por exemplo, fazer o levantamento de custos fixos, fontes de receitas e também considerar despesas não previstas.

Esses são dados que não devem ser deixados para trás em hipótese alguma, ou então, o controle financeiro não estará completo e poderá apresentar gargalos que comprometerão a análise do negócio e distorcer a real situação da empresa.

Para começar a sua planilha de redução de custos siga as dicas abaixo:

Analise a empresa

Comece traçando um panorama da empresa e faça uma analise de como foram os gastos até aqui. Essa etapa é importante para que seja possível entender o comportamento financeiro da empresa e começar a identificar possíveis mudanças e reduções. Além disso, nessa etapa são analisadas suas despesas fixas e se há previsões de reajustes para elas e também, se há alguma previsão de gastos extras. Não se esqueça de considerar impostos, despesas com contratação e demissão, investimentos na estrutura, etc.

Faça um levantamento das atuais fontes de receita

Quais são as suas fontes de receita? Tendo isso documentado é possível se planejar quanto às datas de recebimento, os valores exatos e quem são os responsáveis por realizar os pagamentos. Essa fase também é importante para traçar as estratégias de precificação, pois o alinhamento entre a planilha financeira e a formação de preços é fundamental.

Monte a planilha

Agora é o momento de colocar a mão na massa e começar a alimentar a sua planilha de acordo com os dados que você acredita ser importante para o seu controle. Essa planilha pode ser feita em diversos formatos, mas o mais utilizado é o já familiarizado Excel ou até mesmo em uma planilha do Google Drive, que possibilita o compartilhamento com outras pessoas da equipe, possui armazenamento em nuvem e facilita o acesso em qualquer dispositivo conectado a internet.

Se você está fazendo uma planilha de redução de custos pela primeira vez, uma dica é começar pelo controle de gastos mensal. Liste todas as despesas mensais de sua empresa e faça um mapeamento dos gastos com cada uma delas em meses anteriores.

Se você não tem essas informações documentadas em nenhum lugar, uma saída é consultar extratos bancários ou notas emitidas referentes a essas saídas. Faça uma comparação dos gastos mensais com a receita do mês e comece a analisar o que deve ser mantido, reduzido e até mesmo excluído do dia a dia da empresa.

Crie meta de gastos

Agora que você já sabe qual é o histórico financeiro da sua empresa, conhece exatamente quais são as suas fontes de receita, colocou no papel os seus principais gastos e analisou onde os custos podem ser melhorados, está na hora de definir onde você quer chegar com esse acompanhamento financeiro.

Certamente, quem deseja começar uma planilha de redução de custos tem como objetivo economizar um pouco mais. Nessa etapa, o interessante é determinar o real valor dessa economia e traçar estratégias para alcançá-lo com base nos números e análises levantados nas etapas anteriores.

Crie metas de gastos para os próximos meses e procure tomar decisões tendo como base o planejamento feito através desse trabalho.

Um controle de custos bem feito pode exigir tempo e, principalmente dedicação para colher dados e alimentar informações mensais. Porém, quando o objetivo é economizar e cuidar da saúde financeira da sua empresa, é preciso dedicar um pouco mais de atenção para que surpresa nenhuma prejudique os negócios.

Você conhece outras maneiras de acompanhar o andamento financeiro de uma empresa? Compartilhe com a gente. Muitos outros gestores podem aprender com a sua experiência!