Controle de despesas telefônicas: 7 dicas para sua empresa

Quem está à frente de qualquer empreendimento se desdobra em** pesquisas** a fim de apreciar as melhores formas de diminuir as despesas relacionadas com seu negócio e impelir as receitas que pode conquistar, ampliando sua carteira de clientes, os projetos, as vendas e, deste modo, os lucros.

Entre os passivos mais importantes de uma empresa pode estar a comunicação. Mas será possível gerenciar esta área da melhor maneira, sem que a qualidade decresça ou prejudique as operações importantes de seu negócio?

Que tal descobrir maneiras para um melhor controle de despesas de seu negócio, sem deixar de aproveitar os bons recursos de telefonia com os quais sua organização poderá contar?

1) Monitore os setores de sua empresa

É admirável entender quais setores usam mais os serviços telefônicos como uma das medidas para elaborar as novas estratégias para controle de despesas ou aproveitar melhor essas demandas.

A análise bem feita vai demonstrar que tais recursos podem estar sendo mal aproveitados ou mesmo usados de maneira inadequada, quando determinados funcionários realizam longas chamadas de ordem pessoal.

Observe quem mais utiliza a telefonia, considere se é realmente necessário e redefina a política de ligações externas, caso estejam muito excessivas.

2) Verifique as contas dos serviços contratados

Não é infrequente que as prestadoras de serviços de telefonia cometam erros de lançamentos nas contas dos seus clientes.

Nesse sentido, o controle de despesas se torna ainda mais fundamental. Pode ser que, ao se verificar minuciosamente todas as contas que a empresa tem, sejam encontradas cobranças indevidas ou registros duplicados, por exemplo.

Faça reclamações sobre tais adições e cancele os serviços não contratados.

3) Preste atenção aos vencimentos

Muitas vezes, um pequeno deslize na gestão financeira faz com que as contas sejam quitadas com atraso. Então, a empresa arca com juros e multas – o que, dependendo da proporção de contas a pagar, pode compor um valor considerável.

O controle de despesas deve priorizar os prazos e a organização. Veja 5 dicas para manter as contas a pagar em ordem na sua empresa.

4) Entenda as demandas de sua empresa

Deve-se entender como o telefone é usado na empresa: se existem mais ligações interurbanas ou locais, se as chamadas são mais para aparelhos fixos ou móveis, se as conversas têm curta ou longa duração, bem como os horários de pico quando são feitas.

Essas informações vão ser preciosas na hora de contratar os planos telefônicos mais ajustados às necessidades que a sua empresa apresenta.

5) Contrate planos corporativos

Ser uma pessoa jurídica (com CNPJ) é vantajoso na hora de acordar certos planos de telefonia com as prestadoras de serviços telefônicos no mercado.

Esses contratos são mais vantajosos e cheios de benefícios, em comparação com os planos voltados para as pessoas físicas. Pesquise com calma no mercado e faça vários orçamentos.

6) Corte produtos e serviços não utilizados

Muitas vezes, uma avaliação ruim das demandas da empresa faz com que sejam contratados produtos e serviços que não são utilizados ou não sejam aproveitados em todo seu potencial.

Por isso, faça avaliações periódicas nos contratos e nas ferramentas que estão incluídas na sua infraestrutura de telecomunicações, com a intenção de descobrir ocorrências de ociosidade ou de subaproveitamento de serviços.

7) Adote sistemas on-line de telefonia VoIP

A telefonia VoIP pode trazer vantagens importantes para a dinâmica de sua empresa, bastando ter uma boa conexão de internet.

Além da diminuição considerável das despesas, muitas vezes de até 40% na conta telefônica, sua equipe vai poder fazer chamadas entre computadores sem pagar nada a mais por isso, realizar videoconferências, identificar e reencaminhar chamadas, e ainda fazer gravações e compartilhar dados com outros usuários do sistema.

Isso sem falar que o sistema aceita que seus funcionários e colaboradores estejam conectados de qualquer lugar.

Pequenas medidas como estas podem fazer grandes diferenças no final do ano-calendário da empresa, de modo que seu fluxo de caixa ficará mais fácil de ser controlado e apresentará bem menos despesas de telefonia.

Já pensou em implementar essas iniciativas na sua empresa?