Correio de voz: como fazer o seu cliente escutar sua mensagem

O que é?

O correio de voz é um sistema computadorizado que funciona como uma caixa postal eletrônica, gravando recados de voz de todas as ligações não atendidas.

Existem muitas configurações que podem ser ajustadas ao habilitar o correio de voz, como a gravação da mensagem que a pessoa ouve ao ligar, opções para escutar as mensagens gravadas, transferência para outro ramal, e muito mais.

A maioria das pessoas está acostumada a desligar antes mesmo de ouvir a mensagem inteira da secretária eletrônica.

Então, para captar a atenção do cliente, é exigido um esforço a mais para gravar um correio de voz que chame a atenção e convide à resposta.

Fique ligado nas dicas que vêm a seguir 😉

1. Mensagens claras e objetivas

Apesar das diferentes características modernas disponíveis hoje em dia, é preciso notar que o correio de voz está longe de ser uma novidade.

É um recurso que, atualmente, já é considerado antigo, mas extremamente importante, pois possibilita que seu cliente seja sempre ouvido, quer você atenda o telefone ou não.

O diferencial está exatamente aí: é necessário que a mensagem dele não só seja ouvida, mas que também chegue ao destino final com as informações certas.

Quando a mensagem de voz é objetiva e inclui as informações adequadas, torna-se muito mais fácil dar um retorno positivo que resolva as questões mencionadas na mensagem.

Outra opção, também, é transferir a ligação para outro ramal que esteja disponível, não precisando nem chegar ao ponto da gravação do recado.

2. O que gravar no correio de voz?

Por mais que isto pareça básico, é importante saber o que incluir em um correio de voz e como fazer com que sua mensagem seja clara e precisa.

Há informações que são essenciais para o bom entendimento do recado, e essas informações devem ser gentilmente pedidas.

O correio de voz ideal:

• É amigável – isso transparece no tom de voz e nas frases utilizadas, convidando a pessoa que ligou a deixar um recado de forma simpática;
• Tem voz feminina – a mulher tem um tom mais convidativo, o que pode ajudar na hora de gravar uma mensagem de voz;
• Cita o nome da empresa – comunicação clara da empresa para o cliente, o que pode evitar enganos;
• Explica quando e como a questão será resolvida – a previsão de um retorno para o cliente é fundamental e ajuda e informá-lo se será preciso tentar outros meios antes de aguardar uma resposta;
• É positivo – a resposta é mais favorável quando tem uma conotação positiva.

A mensagem de voz ideal só vai ser alcançada por meio de uma comunicação clara de ambas as partes, mesmo que não seja em “tempo real” – é uma gravação falando com outra pessoa.

Com as características relacionadas acima, sua mensagem de voz pode atrair mais reações positivas e informar melhor seus clientes sobre o que você precisa ouvir para poder ajudá-los da melhor forma.

E aí, que tal colocar em prática? Conte com o apoio de nossos especialistas!