Nunca se falou tanto em controle estratégico de custos da empresa como hoje. Em parte porque o país vive um momento de estagnação econômica como há décadas não vivia — o Fundo Monetário Internacional estimou, na época, apenas 1,5% de crescimento do PIB em 2017 —, mas também porque o mundo corporativo agora tem tecnologia e métodos mais eficientes para isso.

Entre as muitas medidas para reduzir gastos, o controle de custos com telefonia tem ganhado especial destaque. Com operações cada vez mais móveis e exigindo comunicações remotas, as empresas precisam controlar o quanto investem em telecomunicações ao mesmo tempo em que elevam seu poder comunicacional.

Como diminuir o dinheiro investido em linhas telefônicas sem cortar a comunicação tão necessária entre equipes, com clientes e sem fazer com que a empresa fique isolada e sem condições de crescer por falta de comunicabilidade? Você já se fez essa pergunta?

É justamente sobre isso que vamos conversar neste artigo. Você vai ver aqui algumas dicas para reduzir os custos da empresa com telefonia. Continue lendo para entender o que você pode fazer para diminuir a fatura sem perder capacidades deste recurso tão importante!

Corte custos da empresa renegociando contratos com os fornecedores de telefonia

custos da empresa A concorrência entre as operadoras está cada vez mais acirrada. Logo, há tarifas de todos os preços no mercado.

É uma prática muito comum a renegociação dos contratos de prestação de serviço de telefonia. Você só deve identificar as ofertas de tarifas mais em conta e chamar seu fornecedor atual para uma conversa.

Existem consultorias especializadas nesse tipo de operação, profissionais dedicados somente a fazer essas renegociações contratuais. Esses consultores conhecem bem a política de preços que as operadoras estão praticando, por isso conseguem diminuir os custos.

Desative linhas telefônicas não utilizadas

custos da empresa

Muitas vezes, as empresas acabam gastando dinheiro com linhas que não são utilizadas ou que podem muito bem ser desligadas, pois têm uma taxa de uso muito pequena e não fariam falta.

Conforme o tamanho da operação, isso se dá porque há mudanças de cargos, novas contratações, entre outras mudanças, e as linhas ficam “perdidas” no dia a dia frenético da empresa. É muito importante, portanto, fazer inventários periódicos para avaliar a utilidade de todas as linhas ativas e solicitar a desativação daquelas que são desnecessárias.

Também existem no mercado algumas soluções em software que ajudam a fazer essa gestão dos pontos telefônicos, o que facilita na hora de identificar uma linha subutilizada.

Faça auditorias periódicas nas faturas de telefonia

custos da empresa

Não é incomum que as operadoras de telefonia cometam erros erros nos valores cobrados das empresas. Muitas vezes, os serviços prestados são identificados de uma maneira incorreta, com custos bem diferentes do que foi contratado. E isso pode passar totalmente despercebido quando a empresa não tem um bom controle das faturas.

Por isso, você deve fazer auditorias todos os meses. Solicite ao profissional que vai se encarregar por esse trabalho que ele faça um acompanhamento minucioso das faturas. Ao detectar qualquer incongruência com o que foi estabelecido em contrato, solicite a reparação da operadora imediatamente. Normalmente, as operadoras dão um desconto na próxima fatura.

Por lei, você pode recuperar valores de até 3 anos atrás, então, se achar interessante, revise as faturas deste período retroativo.

Automatize os processos de gestão de telecom

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A automação de processos também ajuda muito na redução de custo da empresa. Todas as atividades e pessoas envolvidas nos processos de telefonia podem atuar de uma forma mais integrada a partir de uma sequência lógica de trabalho.

Isso pode facilitar muito nos controles e também melhorar a produtividade dos profissionais envolvidos, ao mesmo tempo em que ajuda a manter os gastos mais controláveis e previsíveis.

Crie centros de custos para administrar melhor os gastos com telefone

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Ratear os gastos com telefonia entre os diversos departamentos, filiais e unidades de negócio também é uma forma de diminuir os custos.

Uma excelente maneira de fazer isso é criar centros de custos, ou seja, alocar orçamentos específicos para cada equipe e cobrar que os profissionais equilibrem os investimentos conforme o dinheiro disponível.

Com isso, você consegue mensurar melhor o que cada área está gastando e também cobrar dos líderes das áreas que façam mais economia e identifiquem os pontos de desperdício, por exemplo.

Crie uma política clara de uso da telefonia na empresa

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Muitas vezes o excesso de gasto com telefonia se dá por falta de uma política clara de uso das linhas telefônicas. As pessoas tendem a desperdiçar recursos quando não há nada que regulamente o uso.

Você deve, portanto, delimitar para quais fins as linhas telefônicas podem ser utilizadas, em que horários, por quais profissionais etc. Crie essas regras e faça com que todos tenham acesso a elas. Chame para os líderes a responsabilidade de disseminar a política e engajar seus liderados.

Estimule a comunicação pelos canais digitais

custos da empresa

A quantidade de canais digitais pelos quais os profissionais podem se comunicar cresce a cada dia. Assim, a empresa pode trabalhar a ideia de diálogo via aplicativos de mensagens instantânea, teleconferência (Hangouts, do Google, por exemplo), entre outros.

Quanto mais canais online as pessoas usarem, menos telefone será necessário. A telefonia pode ser usada somente em casos mais específicos, como uma conversa com cliente, por exemplo.

Logicamente, cada gestor conhece as necessidades comunicacionais do seu negócio; no entanto, conscientizar os colaboradores de que é importante usar ferramentas digitais e não somente o telefone pode funcionar para diminuir os custos da empresa.

Aproveite as facilidades e o baixo custo da telefonia IP

custos da empresa

Se o seu negócio hoje está totalmente conectado à internet, é possível substituir as ligações telefônicas tradicionais pela tecnologia VoIP (Voice Over Internet Protocol). Ela costuma dar um bom resultado principalmente em chamadas de longa distância.

Os custos caem significativamente com a telefonia IP, então você pode implementá-la para algumas equipes remotas, por exemplo. Pode testar e implementar gradativamente em toda a empresa.

O que você achou destas dicas? Elas vão te ajudar a diminuir os custos da empresa? Confira também nossas 6 dicas para otimizar a gestão de custos com telefonia!