O que é Telefonia VoIP? - Guia Definitivo
- O que é VoIP?
- Como o VoIP pode otimizar sua rotina de trabalho?
- Por que sua empresa precisa investir na telefonia VoIP?
- 4 benefícios do VoIP;
- Desmistificando os principais mitos do VoIP.
O que é VoIP?
Você sabe o que é voip e como essa tecnologia pode ajudar a sua empresa a economizar?
Voip são as siglas para Voice Over Internet Protocol, que em português quer dizer Voz sobre Protocolo de Internet. Essa tecnologia permite transformar sinais de áudio em dados digitais transmitidos pela internet.
A alternativa para esse tipo de ligação está cada vez mais presente nas empresas através softwares e aplicativos de comunicação como Skype, WhatsApp, Facebook Massanger e Viber, por exemplo, e pode ser uma grande aliada na redução de custos da sua empresa.
Geralmente a primeira associação feita quando se ouve falar sobre essa tecnologia é relacionada à economia que ela pode trazer e, de fato, ela é real.
As ligações feitas entre telefones IP são gratuitas em sua maioria e, quando feitas para telefones de rede pública apresentam custos bem menores comparados às ligações tradicionais.
Como essa tecnologia é completamente dependente de sinal de internet, para que a qualidade da ligação seja mantida é necessário que a conexão tenha um bom desempenho para realizar a conversão dos dados analógicos para o formato digital.
Agora que você já sabe o que é voip, vamos entender melhor como ele funciona, quais são as formas de utilizá-lo e o como tudo isso poderá beneficiar sua empresa.
Como funciona?
Assim como já adiantamos, antes de tudo é preciso ter uma boa conexão de internet para que a conversão de dados aconteça da maneira necessária para que a comunicação via telefonia IP aconteça com qualidade.
Feito isso, a tecnologia pode funcionar de três formas: de computador para computador, computador para telefone fixo ou celular e através de um aparelho telefônico IP.
As ligações feitas de um computador para outro são feitas através da conversão do áudio para informações binárias e assim são enviadas via internet para o outro lado.
Quando as ligações não são feitas dessa forma, ou seja, quando são de um computador para uma linha telefônica tradicional, as informações também são convertidas em combinações binárias, enviadas pela internet, mas com destino a uma central telefônica e lá são transformadas em sinal analógico, formato recebido por telefones e celulares.
As ligações voip também podem ser feitas fora de um computador através de um aparelho telefônico, mas para isso é necessário utilizar um adaptador específico, o ATA (adaptador telefônico analógico) ou também por um telefone IP.
Com o adaptador, ao discar os números para iniciar uma ligação, o ATA irá converter as informações, guardá-las por tempo determinado e transformá-las em dados digitais.
Feito esse processo, são enviados para a central telefônica para validação do formato e para a conversão para um endereço de IP, dessa forma os dispositivos da ligação em questão ficam conectados, possibilitando que a comunicação aconteça.
Já o telefone IP é muito parecido com um telefone comum, porém conecta-se diretamente em seu roteador e está preparado com hardwares e softwares integrados para realizar e receber esse tipo de chamada.
E como posso reduzir custos com essa tecnologia?
Se a ideia é diminuir os gastos de sua empresa, o voip é uma ótima opção. Para começar a utilizar essa tecnologia é preciso contratar uma operadora de telefonia IP, como já é feito com uma operadora telefônica, e assim ela irá conectar a discagem com o número de destino, como explicamos nos processos acima.
As operadoras que trabalham com esse tipo de tecnologia oferecem planos de minutos e/ou créditos pré-pago.
A parte boa é que esses planos são muito mais econômicos do que os da maioria dos planos telefônicos que estamos acostumados, assim é possível reduzir drasticamente a conta no fim do mês.
Para ter uma ideia do tamanho da economia, é possível reduzir até 70% os custos com ligações locais e até 50% para ligações interurbanas e internacionais.
A redução de custos não precisa acontecer apenas nos momentos de crise. Manter o equilíbrio financeiro é a melhor estratégia para que o caixa esteja sempre positivo. Se você está pensando em buscar novas soluções para economizar um pouco mais, começar por um serviço voip pode ser uma excelente opção, experimente!
O VoIP pode melhorar sua rotina de trabalho
Se você tem um negócio que necessite de maior agilidade na comunicação, o serviço VoIP pode ser um investimento certeiro, otimizando-se a rotina de tarefas de sua equipe.
Que tal descobrir algumas utilidades que uma plataforma VoIP pode trazer para seu empreendimento?
Melhoria substancial na qualidade da ligação
Com o avanço tecnológico, as chamadas de voz sobre IP oferecem, atualmente, uma qualidade bastante expressiva em comparação com os sistemas convencionais, sejam eles analógicos ou digitais.
Há cada vez menos ocorrências de delay (atrasos nos envios dos pacotes de dados) e a quase inexistência de sons repetidos, chiados e ruídos.
Grande quantidade de recursos
A solução VoIP instalada na empresa vai permitir que seus funcionários reencaminhem todas as chamadas necessárias para outros setores da empresa, partilhem os dados com outros usuários, usem os benefícios de secretária eletrônica e identificador de chamadas, detectem rapidamente as linhas ocupadas, entre outros recursos importantes.
Isso sem falar nas videoconferências em tempo real. Logo, sua equipe vai ser capaz de gerar mais satisfação no atendimento aos clientes e potencializar as vendas da empresa.
Alto grau de mobilidade
Um serviço VoIP conecta os funcionários de forma ativa e competente, fazendo com que eles se comuniquem e troquem dados, mesmo estando distantes uns dos outros, geograficamente falando.
Como os smartphones hoje em dia possibilitam acesso à internet e ainda permitem a instalação de diferentes softwares, o VoIP pode deixar sua empresa com acesso facilitado a quem trabalha externamente.
Além do contato de voz, o recurso multimídia da tecnologia permite discutir novas estratégias com vendedores, por exemplo, e enviar a eles documentos e arquivos que facilitam o trabalho conjunto, mesmo que estejam a quilômetros de distância da empresa.
Integração de serviços
Um expediente importantíssimo para a alta da produtividade da equipe é a integração de voz e dados, tendo serviços de telefonia, e-mail, fax, videoconferência, acesso remoto, aplicações de dados e internet em uma única rede.
O serviço VoIP oferece inúmeras possibilidades de comunicação e operacionalidade para seus funcionários.
Segurança no envio das informações
Ao passo que no sistema convencional de chamadas é possível fazer interceptações dos sinais sonoros enviados pelos interlocutores, através de escutas telefônicas ou extensões, o sistema VoIP pode ser muito mais seguro, com a adequada utilização de softwares antivírus e contra malwares.
A concentração da troca de dados e da comunicação de uma empresa em uma solução de VoIP pode deixar as operações de sua equipe muito mais sofisticadas, ágeis e avançadas.
Convergir tantos fatores de atendimento e transmissão de dados em uma única rede pode não somente permitir ao gestor aproveitar as facilidades já visualizadas, como também fomentar uma ótima administração desses serviços, motivando resultados muito melhores.
Por que sua empresa precisa investir na telefonia VoIP?
A tecnologia VoIP é um ponto de partida para as empresas que pretendem maximizar o relacionamento com o cliente e dependem da telefonia para manter esse contato estreito.
Essa tecnologia passou a ser mais comentada nas companhias brasileiras por volta de 2005, principalmente por empresas que tinham matriz no exterior e precisavam baratear a comunicação entre suas unidades.
Naquela época, a telefonia VoIP ainda engatinhava no Brasil e o sistema de internet no país não tinha avanços como hoje, que permite conexões muito mais velozes, inclusive no celular com o sistema 4G, para permitir uma tecnologia de telefonia como essa.
Para entender mais sobre esse universo e saber quais vantagens seu negócio pode ter com o uso do VoIP e com a melhoria no relacionamento da empresa com fornecedores, clientes e colaboradores, acompanhe nosso artigo.
Voz como ‘apenas’ um dos serviços
A telefonia VoIP garante um diferencial ainda difícil de ser batido pelos outros modelos.
Como a conexão para garantir uma ligação desse tipo de tecnologia é pela rede mundial de computadores, sua empresa pode adquirir sistemas automatizados que permitem outros tipos de serviços que vão além da comunicação por voz.
Nesta lista estão:
- mensageiros eletrônicos;
- chamadas entre computadores com custo zero de ligação;
- possibilidade de realizar videochamadas e fazer conferências;
- envio de dados;
- compartilhamento de informações;
- identificador de chamadas;
- reencaminhamento de chamadas.
Isso quer dizer que o contato com seu cliente ou parceiro pode ficar mais estreito e completo quando se usa VoIP, uma vez que ele não fica restrito apenas ao uso da voz.
Em alguns casos, softwares podem integrar a tecnologia VoIP com outras formas de atendimento ao cliente, como o CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente), ampliando o poder de venda do seu negócio.
Mesmo número em qualquer lugar
A telefonia VoIP garante que um mesmo número de contato seja disponibilizado para um aparelho, estando ele na sede da sua empresa ou em outro país.
Na prática, isso garante que qualquer contato com esse número seja caracterizado como uma ligação local.
Só é necessário ter uma conexão à internet, seja o wi-fi de um hotel ou restaurante, seja o pacote de dados de uma operadora de telefonia.
O VoIP ainda permite redirecionamento de chamadas, o que abre um leque para sua empresa receber contato de qualquer lugar do Brasil e do mundo como se estivesse fazendo ou recebendo uma ligação local.
A partir do conhecimento desses itens, você agora tem muito mais conteúdo para avaliar as vantagens que a tecnologia de voz pela internet, ou VoIP, pode oferecer para a sua empresa.
4 benefícios da telefonia VoIP
Economia
Assim como já falamos em, a telefonia voip é uma alternativa altamente econômica. É possível economizar até 70% da conta telefônica se comparada ao serviço tradicional. Além de apresentar tarifas menores, não há diferenças entre ligações locais e interurbanas, reduzindo ainda mais os custos. Com ela é possível economizar em ligações sem perder a qualidade.
Mais recursos no atendimento
Um recurso telefônico não precisa ficar restrito apenas ao recebimento e realizações de chamadas. O voip geralmente oferece outras funcionalidades além das já oferecidas por uma linha telefônica comum.
O AdmVoice, por exemplo, além das chamadas, também possui grupos de ramais, menus de atendimento, correio de voz, estacionamento de ligações, realiza conferências, entre outros recursos que facilitam o atendimento e contribuem para uma percepção mais profissional da sua empresa.
Economia para o seu cliente
Com o voip é possível habilitar chamadas gratuitas para quem realiza chamadas para a sua empresa através de um número “0800”.
Dessa forma, o relacionamento entre a sua empresa e o seu público pode acontecer dos dois lados sem que o seu cliente tenha qualquer tipo de custo. Para que esse tipo de serviço seja ativado é necessário que a empresa contrate essa funcionalidade a parte.
Mesmo que o investimento seja feito por parte da companhia, a credibilidade com o cliente certamente será maior e facilitará o relacionamento com quem realmente interessa.
Ausência de cabos
A telefonia analógica é totalmente dependente de cabeamento, o que acaba limitando o usuário a um espaço fixo. Pensou em mudar a mesa de lugar? Com o serviço tradicional, um trabalho de realocação e transferências de cabos terá que ser realizado para que a sua linha te acompanhe.
Já com a telefonia digital esse problema não existe. As linhas são totalmente vinculadas a uma rede de internet, facilitando qualquer tipo de mudança sem interromper os atendimentos telefônicos.
A telefonia voip não é uma tecnologia relativamente nova. Apesar de estar ganhando cada vez mais espaço no mercado, ela já existe desde a década de 90, quando foi considerada um fracasso devido a sua baixa velocidade na transmissão de dados.
Após 20 anos de sua criação, o amadurecimento é visível e as vantagens que tem proporcionado para empresas de todos os portes são incontestáveis. Se a sua empresa cogita fazer algumas melhorias daqui para frente, começar pela substituição de uma linha telefônica tradicional pela telefonia voip é um excelente ponto de partida.
Desmistificando alguns mitos da telefonia VoIP
Onde a tecnologia voip está presente?
A ferramenta mais famosa de telefonia voip que você conhece é o Skype; o aplicativo mais popular do mundo para esta finalidade. Inclusive, sendo o preferido em pequenas empresas de comunicação.
Porém, além do Skype, existem muitas outras possibilidades no mercado, que são mais avançadas e indicadas para o uso corporativo. Especialmente se você utilizar o voip para atendimento ao cliente. É possível aliar esse tipo de telefonia barata e eficiente com outras estratégias, como:
- Gravação de voz;
- Armazenamento de dados;
- Divisão de setores e ramais, entre diversos outros recursos.
Quais os principais mitos sobre a tecnologia VoIP?
Apesar de todas essas vantagens, muitas dúvidas orbitam o universo de quem não conhece o serviço voip de maneira concreta. Por isso, abaixo você vai ver a resposta para vários mitos sobre esse tipo de telefonia que cresce cada dia mais, no Brasil e no mundo.
Conheça alguns dos mitos mais comuns a respeito do tema e entenda de vez como a tecnologia voip funciona e quais suas características e vantagens.
1. A qualidade da chamada VoIP é ruim
O primeiro e mais conhecido mito sobre a telefonia voip é sobre a qualidade da chamada. Se você busca um equipamento mais profissional, sempre existe aquela dúvida quanto à qualidade das chamadas.
Mas isso não é um problema para se preocupar: a cada ano, e com o crescimento da tecnologia, as empresas do setor têm investido mais na eficiência de seus serviços de telefonia de Voz sobre IP. Outro ponto que contribui para a alta qualidade das ligações é a atual velocidade da banda larga — cada vez maior e mais acessível — e que facilita ainda mais a troca de dados que ocorrem nesse tipo de ligação.
A dica é procurar um bom software que atenda realmente às necessidades da sua empresa. Além disso, contratar um excelente serviço de banda larga para manter as ligações estáveis e em alta velocidade.
2. Telefonia VoIP é só para grandes empresas
Esse é um mito totalmente falso. Como você leu na introdução, até mesmo pequenas empresas de assessoria de comunicação utilizam o Skype para conversar entre si. Independentemente do tamanho da sua empresa, a telefonia voip é sempre uma excelente opção, pois:
- É rápida;
- Pode ser acessada via smartphone;
- Fica conectada o dia inteiro;
- É mais barata e eficiente.
Ter um software ou aplicativo de telefonia voip é essencial para qualquer empreendimento, não importando o seu tamanho. Até mesmo se você for um microempreendedor individual!
Outra vantagem são os inúmeros recursos que você pode obter ao contratar um serviço voip. Eles vão desde chamada em espera — passando pelo atendimento eletrônico, ramais virtuais e mensagens — até a gravação de chamada e relatórios. Além de um excelente banco de dados, para você guardar todas as informações sobre o seu cliente.
3. O serviço VoIP não é seguro
Existe um mito que diz que o serviço de telefonia voip é inseguro, porque pode ser hackeado a qualquer momento pela facilidade de se invadir um sistema IP. Porém, essa tecnologia avançou com o passar do tempo e esse tipo de invasão ficou muito mais complicada do que era antigamente.
Hoje, você encontra no mercado até serviços de telefonia voip criptografados, que vão eliminar qualquer forma de espionagem da sua empresa. Além dos softwares terem proteção contra fraude eletrônica, invasões, vírus, acessos não autorizados etc.
O ideal é sempre pesquisar muito bem entre as opções do mercado e escolher aquela mais segura e eficiente para o tipo de empresa que você tem. Negar que é relativamente fácil acessar base de dados pelo IP é uma mentira, mas a tecnologia avançou muito e, junto com esse serviço, trouxe a melhora na segurança.
4. A telefonia VoIP é muito cara
Para quem está acostumado com outros tipos de sistema de comunicação para call center, há um estranhamento com a telefonia voip, inclusive em relação ao preço.
Ela pode aparentar ser mais cara, mas, de acordo com pesquisa realizadas por empresas de tecnologia da informação internacional, a economia com o uso do serviço voip pode chegar aos 70%.
Isso porque, depois do produto adquirido, as ligações são praticamente gratuitas; você gasta apenas com a manutenção do software e a internet. Ou seja, você economiza um bom dinheiro que seria gasto com as ligações tradicionais.
O melhor de tudo é que isso vai além do espaço físico tradicional de um call center. A telefonia voip tem crescido muito e sua adaptação para dispositivos móveis é uma grande vitória para o meio empresarial.
E aí, bora começar a planejar a implementação da telefonia VoIP na sua empresa? Como já viu, vale muito a pena.
Se este processo for muito complicado, conte com a Starti para ajudá-lo.