As contas de telefone podem fazer parte de uma parcela significativa dos gastos de qualquer empreendimento. Os valores no Brasil não são baixos e mesmo com o aumento da concorrência no setor, quem não abrir os olhos pode acabar com sérios prejuízos no final do mês.

Porém, reduzir esse custo é uma tarefa mais ingrata do que pode parecer a uma primeira vista: muito se fala em dicas para economizar dinheiro, como acompanhar o uso que os funcionários fazem de celulares e linhas fixas, mas a redução tem que ir além.

É preciso contar com relatórios, investir em sistemas automatizados e buscar todos os meios para não ver seu dinheiro indo pelo ralo. No artigo de hoje você vai descobrir dicas para economizar dinheiro nas contas de telefone a longo prazo. Confira o texto a seguir.

Use um software de gestão telefônica

Essa dica é a grande sacada do momento nesse universo. Muitas empresas estão conseguindo reduzir os custos das contas de telefone através de um software de gestão telefônica.

Esse tipo de programa é muito útil no controle das variáveis de uso, especialmente em uma empresa onde diversos funcionários e linhas tendem a deixar muito confusa essa gestão.

Ele identifica usuários, faz o processamento das faturas e padroniza as informações, deixando tudo mais simples, veloz e automatizado. E o preço é muito baixo em relação às vantagens, sendo então um investimento de excepcional custo-benefício para sua empresa.

Um exemplo disso é o software AdmVoice, que aliado ao seu projeto IP, faz todo o gerenciamento e gestão telefônica do seu negócio, com diversos tipos de relatórios, fora a gama de funcionalidades fáceis, rápidas e intuitivas.

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Faça auditoria das contas de telefone

Quando as contas de telefone apresentarem valores discrepantes ou algum funcionário apresentar alguma variação grande, faça uma auditoria dos valores.

Cheque os números, duração e frequência das ligações e faça com que ele justifique de maneira clara em relatórios o porquê desse problema. Isso vai inibir que seus colaboradores usem a linha para fins que não podem ser justificados.

A mobilit é uma das grandes referências no Setor de Auditoria em telefonia. Vale a pena conferir o Blog deles!

Evite multas por pagamentos atrasados

Esse é um dos grandes erros que as empresas cometem, especialmente quando possuem um número muito grande de linhas. Os juros cobrados pelas multas são extremamente altos e podem minar seu lucro em tempo recorde.

Tenha um bom controle do fluxo das contas de telefone, dividindo-as em recebidas, processadas, enviadas para pagamento e pagas. Faça isso através de um software de gestão ou um arquivo físico bem organizado.

Seja claro com seus colaboradores

Muitos funcionários enxergam a linha da companhia como uma oportunidade de economizar dinheiro e fazer ligações gratuitas. Isso é um erro que deve ser amplamente combatido e uma das maneiras mais efetivas de conseguir isso é através de treinamentos e informações.

Deixe claro qual é a política da empresa em relação às linhas e elabore um termo de responsabilidade dos usuários com os dispositivos móveis. Assim ninguém vai poder dizer que não sabia e a tendência será um gasto muito menor com suas linhas.

Use a tecnologia

Você pode sair do convencional e usar a tecnologia a seu favor. Para uma efetiva redução de custos, você precisa ter o VoIP como opção.

Ele é tão eficiente quanto um telefone comum, mas seus gastos são infinitamente menores. É uma opção que está se popularizando pelo mundo e a empresa que não adotar ficará um passo atrás da concorrência.

Com essas atitudes, você vai poder reduzir muito seus gastos com as linhas telefônicas de sua empresa. A maioria é simples e não vai ter uma implantação trabalhosa, portanto você deve começar o quanto antes a se valer dessas dicas e cuidar do seu dinheiro. Chega de minar seus lucros: economize já!

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