7 dicas para delegar tarefas com eficiência e sem autoritarismo

Gestão de TI Mai 15, 2018

Uma das principais atribuições do gestor de TI é delegar tarefas para a equipe de modo a melhorar a produtividade do setor. Porém, essa atividade exige conhecimentos de gestão e de liderança.

É preciso que o gerente entenda como repassar as funções sem sobrecarregar os colaboradores e, ao mesmo tempo, consiga administrar as demandas e os prazos da sua divisão.

O perfil de liderança é uma característica essencial em um supervisor e uma excelente ferramenta para atribuir tarefas. O exemplo positivo do líder evita problemas de indisciplina com os funcionários e aumenta o desempenho da equipe e a qualidade do trabalho.

Por outro lado, práticas permissivas demais podem prejudicar o setor com prazos atrasados, colaboradores desmotivados e ineficiência na execução de tarefas.

Por isso, é importante que o gestor implemente algumas medidas para delegar tarefas de forma organizada e flexível. Porém, é importante que o líder também exija dos funcionários a dedicação necessária para a realização de cada uma das atribuições no escopo de serviços.

Neste post, vamos explicar como é possível outorgar tarefas para os colaboradores do setor de TI sem adotar medidas autoritárias e, ainda, garantir mais eficiência, produtividade e disposição dos funcionários. Ficou interessado? Então continue lendo!

Conheça 7 técnicas para delegar tarefas no setor de TI com eficiência

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Repassar tarefas para os seus colaboradores é uma técnica interessante para aumentar a eficiência do setor. Além de acelerar as entregas, o sistema também permite que funcionários tenham maior participação nos processos e nas decisões da empresa.

Isso lhes dá mais confiança para enfrentar desafios e faz com que eles se sintam importantes e valorizados dentro da organização.

Abaixo, listamos alguns procedimentos que o gestor pode adotar para delegar tarefas no seu setor:

1. Descentralizar as atribuições

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O 1º passo para o supervisor delegar tarefas é se conscientizar da importância dessa função. É impossível que uma única pessoa execute ou participe de todas as atividades do setor com eficiência.

Por isso, o gerente deve descentralizar algumas das suas responsabilidades na divisão e atribuir aos funcionários atividades operacionais. Depois, ele poderá revisar o resultado do trabalho para garantir a qualidade.

Assim, evita-se o desperdício de horas da gestão e os funcionários se sentem mais motivados para enfrentar desafios.

2. Definir prazos realistas

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Prazos inconsistentes são o caminho para um trabalho mal-executado que, provavelmente, terá que ser refeito. Como consequência, o setor fica prejudicado com falta de mão de obra, retrabalho e exaustão da equipe.

Antes de iniciar cada projeto, é importante que o gestor estabeleça prazos realistas para que a equipe tenha as condições necessárias para executar as suas funções.

3. Oferecer flexibilidade

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Oferecer flexibilidade para trabalhar em horários e em locais alternativos é uma forma de garantir a satisfação do funcionário e aumentar a sua produtividade.

É claro que tudo dependerá das normas da empresa, dos projetos em andamento, dos recursos necessários para o desenvolvimento de algumas funções, entre outras variáveis.

Mas, quando possível, é interessante que o supervisor avalie essa possibilidade. Assim, ele contará com maior apoio da equipe em outros momentos.

4. Reconhecer os esforços da equipe

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Não há nada pior do que não ser devidamente reconhecido dentro do ambiente de trabalho. Reconhecimento é um importante estímulo para a motivação e para aumentar a produtividade da equipe.

O líder deve reconhecer os esforços dos colaboradores e, quando possível, bonificá-los de alguma forma — seja com premiações, seja com folgas.

5. Dar o exemplo

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Para delegar tarefas, o supervisor deve dar o exemplo para os funcionários. Ou seja, aceitar tarefas delegadas, respeitar prazos e horários e capacitar os trabalhadores para exercer as atividades propostas.

Assim, a equipe terá mais respeito pelo gestor e, portanto, mais eficiência na resolução das suas funções.

6. Utilizar um gerenciador de tarefas

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Utilizar sistemas de gerenciamento de tarefas é uma forma inteligente de delegar funções e de acompanhar o desenvolvimento de cada atividade. Para isso, pode-se utilizar alguns softwares e ferramentas digitais, nos quais é possível atribuir funções para outros colaboradores e interagir com eles por meio da plataforma.

Assim, além de manter a organização, é possível visualizar com clareza quantas pessoas estão envolvidas em cada tarefa — e, portanto, ter maior discernimento na hora de outorgar uma nova tarefa para um funcionário.

Adotar uma metodologia de processos também é uma forma eficaz de garantir a produtividade dos funcionários. O Scrum, por exemplo, é um mecanismo ideal para gestão de projetos. Já o Kanban é um sistema muito utilizado para visualizar o fluxo de processos.

7. Solicitar feedbacks

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É muito importante que o gestor receba retornos constantes do andamento de cada projeto. Ele deve ficar atento às dificuldades que cada funcionário enfrenta e propor soluções construtivas tanto para o andamento do trabalho quanto para o próprio colaborador.

Para isso, o supervisor deve incentivar o diálogo entre todas as partes, incentivando os trabalhadores a compartilharem as suas experiências.

Feedbacks em relação à gestão do setor também são importantes. Além do crescimento profissional do próprio supervisor, as críticas e sugestões dos funcionários podem elucidar questões que precisam ser melhoradas dentro do setor.

Entenda por que o perfil de liderança é importante para o setor de desenvolvimento

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Delegar tarefas é uma função necessária do gestor. Afinal de contas, é impossível que um departamento sobreviva quando um único profissional recebe uma carga de trabalho elevada e precisa solucionar uma série que questões operacionais, participar de reuniões, gerir pessoas, entre outras atividades.

Essa sobrecarga pode afetar tanto a qualidade dos serviços prestados, como o próprio relacionamento dos funcionários dentro do setor de TI.

Por isso, o perfil de liderança é essencial para o bom andamento do trabalho dentro da divisão. Isso porque, quando o supervisor compartilha com a equipe as questões que envolvem o setor e incentiva a participação dos funcionários, estimulando o diálogo transparente entre todas as partes, a equipe se sente muito mais motivada para receber novas atividades.

Essas práticas evitam o desgaste do pessoal e aumentam a produtividade e eficiência da divisão.

E aí, gostou do nosso post? Então não deixe de conferir as nossas 6 dicas para evitar gargalos de produção em sua empresa.

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Lucas Babesco

Consultor de negócios na Starti

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