6 dicas para otimizar a gestão de custos com telefonia

Os custos com telefonia podem ser um grande fardo para as empresas que dependem diretamente dessa tecnologia para conduzir suas atividades.

No entanto, com a evolução da web e o desenvolvimento de novas soluções para a gestão de despesas, muitos empreendedores vêm revolucionando a forma como utilizam esse serviço para gastar menos e continuar tendo acesso às mesmas funcionalidades.

Por isso, decidi elaborar esse post com 6 dicas exclusivas para otimizar a gestão de custos com telefonia em seu negócio.

1) Adote a Telefonia VoIP

Os serviços de VoIP (sigla em inglês para ‘Voice Over IP’, ou seja, a transmissão de voz pela web) são extremamente úteis para otimizar a gestão de custos com telefonia.

Já sabemos que as ligações entre serviços como o Skype, por exemplo, são gratuitas e possuem boa qualidade. Já as ligações de VoIP para linhas convencionais também proporcionam ganhos de custo em ligações nacionais e até mesmo nas internacionais, quando comparadas àquelas originadas de operadoras telefônicas tradicionais.

Para os gestores, as grandes vantagens do serviço são a configuração de usuários de forma mais ágil e o controle do uso por meio da compra de créditos para cada equipe/funcionário. Um grande diferencial da tecnologia!

Mas, entenda por que sua empresa precisa investir em telefonia VoIP?

2) Implemente um sistema de gestão de tarifas

Um dos obstáculos que impede as empresas de otimizarem sua gestão de custos com telefonia é o controle das tarifas. Afinal, os planos contratados junto às operadoras costumam ser complexos e difíceis de serem analisados.

Esse problema gerencial pode ser facilmente solucionado com um sistema de gestão de tarifas.

Com ele, a empresa centraliza as cobranças, distribui as despesas por centro de custo, controla o inventário dos equipamentos e consegue obter relatórios de uso para cada linha.

Tudo isso proporciona maior visibilidade sobre as despesas e seus responsáveis, facilitando a tomada de decisões de economia e investimento pelos gestores.

3) Centralize o controle da gestão de custos

Ainda que cada equipe deva ser responsável pelo uso das cotas de telefonia, é fundamental que a empresa tenha um funcionário ou equipe responsável pela gestão da despesa.

Isso facilita o controle das linhas e das despesas, evitando que cada setor gerencie o uso do serviço por conta própria.

4) Monitore os contratos (muito importante!)

As empresas possuem um grande diferencial em relação às pessoas na hora de contratar planos de telefonia: negociar condições mais vantajosas com as operadoras em função do volume de serviço utilizado.

No entanto, é fundamental controlar esses acordos e suas vigências, comparando-os com as faturas mensais recebidas para verificar se as tarifas, o nível de serviço e outros pontos do contrato estão sendo respeitados pelo fornecedor.

5) Fortaleça as políticas internas

Muitas empresas reclamam de não conseguirem gerenciar seus custos com telefonia sem jamais terem implementado qualquer norma ou política para seu uso.

Por isso, outra dica é desenvolver, registrar e divulgar regras e boas práticas para os funcionários que utilizam o serviço, definindo limites para cada setor/funcionário e fazendo sugestões das ferramentas mais adequadas para cada necessidade.

6) Desenvolva campanhas

Alguns funcionários menos proativos não policiam a utilização dos serviços de telefonia no dia a dia somente por acreditarem que o seu comportamento individual não impacta nas despesas gerais do negócio.

Por isso, também é importante que a sua empresa faça campanhas periódicas, com adesão da alta gestão, para conscientizar os funcionários sobre as maneiras de usar esse serviço de forma mais inteligente, sem desperdiçar recursos que poderiam ser aproveitados para outras finalidades.

Para que você esteja ainda mais preparado para tomar decisões e reduzir gastos, separamos também alguns tipos de custos que devem ser evitados. Acompanhe:

4 tipos de custos a serem evitados nas empresas

Embora não seja uma prática comum dentro das organizações, principalmente no caso das micro e pequenas empresas, a gestão de custos pode trazer diversos benefícios.

Com a redução de desperdícios e dos custos fixos, por exemplo, o empreendedor poderá entregar um produto final mais competitivo para o seu consumidor, já que os impactos se darão diretamente na precificação.

Dentre todos os gastos, um dos principais a serem controlados é a telefonia.

De fato, na maioria dos casos é irreal dizer que este tipo de gasto pode ser reduzido com cortes na utilização desse serviço.

Grande parte das empresas dependem da telefonia para estabelecer contato com fornecedores, clientes e, principalmente, para viabilizar a sua comunicação interna.

Acontece que, hoje, podemos contar com inúmeras alternativas tecnológicas para resolvermos esses problemas, como, por exemplo, a utilização do VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) ou até de produtos mais simplificados de mensagens instantâneas.

A seguir, vamos mostrar alguns dos custos que podem ser reduzidos com a utilização deste tipo de serviço. Confira!

1) Suporte físico

Muitas empresas contam com inúmeras linhas telefônicas fixas, além de aparelhos multifuncionais, que certamente representam custos para a empresa.

Ao contar com um sistema integrado à VoIP, será possível reduzir bastante o suporte físico da empresa para estabelecer sua comunicação, já que ela também poderá fazer uso dos computadores para essa finalidade.

Dessa forma, a manutenção e a compra de equipamentos telefônicos são aspectos que certamente serão reduzidos.

2) Custos de manutenção

Além do suporte físico para toda a estrutura, as linhas telefônicas, fixas e móveis representam gastos fixos para qualquer empresa, mesmo quando ligações não são feitas.

O pior de tudo é que, com as inúmeras taxas e tarifas de manutenção, a gestão das linhas é dificultada, o que impacta diretamente nas finanças do empreendimento.

Ao adotar uma tecnologia VoIP, os gastos de manutenção serão bastante reduzidos e simplificados e, em alguns casos, serão inexistentes.

3) Mensagens de texto

Embora muitas companhias estejam fornecendo SMS como bônus na adoção de linhas telefônicas ou serviços pós-pagos e pré-pagos, não podemos nos esquecer de que eles também representam custos.

Por isso, ao adotar os aplicativos disponíveis no mercado para a distribuição de mensagens de texto, esses pequenos custos também poderão ser reduzidos no final do mês.

Não podemos nos esquecer de que uma boa gestão de telefonia deve considerar todo e qualquer aspecto.

4) Interurbanos

Por fim, em empresas que atuam em nível nacional ou internacional, seja na prestação de serviços ou na comercialização de produtos, os interurbanos e ligações para o exterior representam custos bastante elevados.

Ao adotar formas alternativas para realizar esse tipo de ligação a empresa pode reduzir seus custos drasticamente, e, em alguns casos, conseguir até uma melhor qualidade na ligação. Evidentemente, as ligações normais também serão reduzidas com a tecnologia VoIP, por exemplo.

E então, gostou das dicas?