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Afinal, como posso realizar uma gestão de telefonia empresarial eficiente?

A gestão de telefonia continua sendo uma prática vital para a eficiência de qualquer empresa. Mesmo em tempos de WhatsApp, Slack, Skype e outros aplicativos de troca de mensagens a custo praticamente zero, o telefone mantém o status de ser uma das principais ferramentas de comunicação.

Diante de tanta relevância, é de extrema importância que os gestores corporativos mantenham seus olhos atentos na gestão de telefonia. Uma administração bem feita nesse quesito ajuda a reduzir gastos, aumentar a eficiência e melhorar a comunicação corporativa.

Ficou interessado sobre o tema e quer realizar uma gestão de telefonia eficiente na sua empresa? Então, não deixe de acompanhar este artigo. Aqui, você ficará conhecendo melhor o conceito de gestão de telefonia, quais os riscos para quem não se preocupa com isso e como implementar uma gestão eficiente na prática.

O que é gestão de telefonia empresarial?

Uma família média brasileira não tem muitos problemas em controlar as contas de telefone. Em geral, o domicílio possui um telefone fixo e os membros utilizam telefones celulares. Muitas vezes, todas essas linhas são cobradas em fatura única, dentro do mesmo pacote de serviços telefônicos.

Agora, saia do espectro domiciliar e espelhe essa mesma realidade em uma empresa. São vários funcionários (às vezes centenas ou milhares de colaboradores). Todos utilizam telefones fixos, celulares, ramais, etc. O uso da telefonia é massivo e requer atenção especial.

Gestão de telefonia empresarial é o conjunto de estratégias e ações para monitorar, controlar e otimizar o uso das telecomunicações corporativas. A ideia é manter os custos sob controle e ao mesmo tempo oferecer aos funcionários os melhores serviços possíveis, para manter a produtividade em alta.

Perceba como a gestão de telefonia não é uma necessidade específica. Pelo contrário, é uma estratégia que impacta toda a empresa, beneficiando todos os funcionários.

Quais os problemas da empresa que não mantém uma gestão de telefonia?

Na seção acima, ficou clara a importância em gerenciar a telefonia corporativa. Quem não faz isso, sofrerá consequências sérias. Acompanhe abaixo os principais problemas enfrentados por quem não leva a gestão de telefonia a sério.

Altos custos

Quem não volta os olhos para a telefonia costuma pagar faturas mais caras. Esses custos pesam bastante no orçamento e comprometem o caixa para investimentos no *core business *da empresa. Gerenciar a telefonia significa reduzir gastos desnecessários e manter o fluxo de caixa mais sadio.

Serviços ruins

Ligações incompletas, ruídos no som e pacotes de minutos/dados limitados. Se você não gerenciar a telefonia com atenção e cuidado, vai conviver com serviços de péssima qualidade. Serviços ruins levam à queda de produtividade dos funcionários.

Dificuldade de comunicação

Conversar com clientes, fornecedores e fechar vendas importantes são ações diariamente realizadas por telefone. Se você não tiver uma gestão adequada, vai comprometer toda a comunicação corporativa e isso terá impactos diretos no dia a dia da empresa, por exemplo, dificuldade em fechar vendas.

Você não quer conviver com os problemas citados acima, não é verdade? Então, não deixe de continuar a leitura deste artigo e saiba como implementar uma boa gestão de telefonia.

O que fazer para ter uma gestão de telefonia eficiente?

Agora que você entendeu plenamente a importância da gestão de telefonia, chegou a hora de saber como colocá-la em prática. Vamos destacar as principais ações para sua empresa entrar de vez nessa estratégia.

Realize um mapeamento interno

O primeiro passo é conhecer a si mesmo, ou seja, saber como sua empresa usa o telefone. Faça um mapeamento das áreas e dos funcionários. Veja quais utilizam celular e fixo. Em seguida, levante o gasto de cada um.

Com esse mapeamento e o histórico de contas em mãos, é hora de identificar onde estão os gastos mais elevados e comparar o volume de uso de telefone com a função de cada funcionário ou setor para ver se não há incoerência.

Imagine, por exemplo, que o setor de TI esteja gastando mais com celular do que o comercial, que diariamente utiliza telefone para contatar clientes. Essa discrepância revela uma excelente oportunidade de melhoria.

Reorganize a distribuição das linhas entre os funcionários

Será que todo funcionário precisa de uma linha ao seu dispor? Será que todo colaborador precisa realmente de um celular corporativo? Responda estas perguntas e você verá que muitos gastos são desnecessários.

Reavalie a distribuição das linhas internamente e encare a telefonia como algo estratégico. Cada funcionário terá direito de usar aquilo que for importante para a empresa. Entregue celulares a colaboradores que, de fato, precisam deles para realizar as tarefas.

Também não é preciso ter um ramal exclusivo para cada funcionário. Muitas empresas optam em colocar um ramal por mesa, dependendo do setor e da área. Na prática, isso tende a reduzir o uso e, em consequência, o valor da conta no final do mês.

Analise os contratos e renegocie os valores

O mapeamento citado anteriormente vai elucidar o que sua empresa precisa na área telefônica. Essa informação é vital. Com ela, você poderá analisar os planos contratados junto às operadoras e ver se eles estão de acordo com sua demanda atual.

Em seguida, compare os planos que você contratou com os novos planos oferecidos no mercado. Lembre-se que as operadoras estão sempre oferecendo promoções e pacotes diferenciados.

Analise se há alternativas melhores. Se você usa mais celular do que fixo, pode optar por um plano atualizado que oferece mais tempo de uso em dispositivos móveis. Outra alternativa é contatar diretamente um revendedor da operadora.

Fale com ele, mostre suas necessidades e proponha um valor diferenciado para as tarifas. Aproveite a concorrência e converse com diferentes prestadores do serviço. E que vença o melhor (ou o mais barato)!

Audite e gerencie as faturas mensalmente

Um erro comum das empresas é fechar o contrato com a operadora e, a partir de então, deixar tudo no automático. Ao fim de cada mês, paga a fatura enviada e ponto. Não cometa este erro!

Sempre confira e audite as faturas, vá até os detalhes e cheque se os valores praticados estão dentro do combinado e se não houve cobrança de algum serviço não prestado. Não deixe passar qualquer irregularidade e monitore sempre.

Além disso, vale a pena fazer auditoria retroativa. Isso significa analisar as faturas já pagas. Fique sabendo que, sim, você pode pedir reparação caso tenha ocorrido alguma cobrança indevida. Não deixe passar nada.

Gestão de telefonia é uma estratégia essencial para manter a eficiência da sua equipe e derrubar os custos no final do mês. Quer colocar em prática na sua empresa? Pois saiba que podemos ajudar. Entre em contato com a gente e vamos conversar sobre o assunto.