5 erros que você não pode cometer na gestão de telefonia

A gestão inadequada do sistema de telefonia pode levar uma empresa a pagar custos altíssimos com a fatura no final do mês. E existem alguns erros que o gestor precisa evitar nessa área para afastar prejuízos relacionados ao desperdício e ao descontrole no uso dos recursos.

Nesse cenário, apostar na otimização da telefonia é essencial para enxugar custos e oferecer um serviço de alta qualidade.

Para ajudá-lo nessa tarefa, listamos 5 equívocos que não podem ser cometidos na gestão de telefonia.

Conheça os erros que você deve evitar

1 – Não adotar políticas de gestão de telefonia

Mesmo atualmente, há muitas empresas que não contam com um sistema de gestão na área de telefonia. Isso é um grande erro e pode trazer consequências desastrosas para a organização, tais como:

• Descontrole com os custos de telefonia, já que o gestor não tem a menor ideia de como são utilizados os recursos existentes;
• Pagamento de contas de telefonia e internet altíssimas, dada a falta de uma auditoria para verificar as taxas cobradas pela operadora que atende à empresa e seus respectivos contratos;
• Qualidade questionável dos serviços de telecomunicações, já que não há a preocupação de se avaliar a eficiência dos sistemas de comunicação utilizados pelos colaboradores.

Portanto, jamais deixe de implantar uma política de gestão de telefonia na sua empresa. É uma área importante, que afeta o orçamento e o relacionamento com seus colaboradores e clientes.

Negligenciar isso é deixar a organização vulnerável a riscos desnecessários.

2 – Usar planilhas em vez de softwares de gestão

Diferentemente do que alguns gestores e donos de negócio pensam, utilizar planilhas para auxiliar a gestão de telefonia é mais trabalhoso, oneroso e pouco eficiente.

Isso acontece porque a empresa precisa designar um colaborador exclusivo para essa tarefa.

Além disso, deixar esse processo na responsabilidade de um único funcionário pode deixar o processo mais suscetível a erros.

Não por inabilidade do colaborador, mas porque trata-se de uma atividade complexa, normalmente arriscada. Portanto, apostar na gestão manual pode levar a uma sucessão de equívocos e baixa eficiência.

Os softwares de gestão, por sua vez, fazem todo esse trabalho de forma totalmente automática e otimizada, o que torna o processo mais rápido e preciso, além de oferecer análises e gráficos sobre o funcionamento do serviço de telefonia da empresa.

Então, não hesite em trocar as tradicionais planilhas por um software de gestão de telefonia que, além de tornar os trabalhos mais rápidos e minimizar a margem de erros, ainda ajudará a empresa a economizar, já que não será mais necessário designar um colaborador exclusivamente para essa função.

3 – Negligenciar a negociação de contratos com as operadoras de telefonia

Em primeiro lugar, a empresa precisa conhecer profundamente qual é o seu perfil de consumo de telefonia e dados.

Isso será crucial na hora de escolher o contrato mais adequado ao perfil da empresa e, assim, pagar um valor justo pelos serviços de telefonia e telecomunicações.

Além disso, as operadoras brasileiras são conhecidas pelos altos valores de suas tarifas, mas nem sempre cumprem o contrato como deveriam.

Por isso, é importante fazer uma auditoria nas contas de telefone, com o objetivo de encontrar possíveis inconsistências e acionar a sua operadora para fazer as devidas correções.

Deixar esse item de lado é certeza de faturas muito altas, que certamente vão impactar de forma negativa o orçamento corporativo.

4 – Deixar de investir na tecnologia VoIP

Para fazer uma gestão de telefonia eficiente e enxugar custos, sem perder em qualidade na comunicação empresarial, a organização deve investir sem medo na tecnologia VoIP.

Uma empresa que utiliza o VoIP ganha uma grande vantagem competitiva em relação à concorrência, já que esse sistema possibilita uma comunicação mais inteligente, eficiente e com baixo custo de investimento.

Com essa tecnologia, é possível ligar gratuitamente entre ramais VoIP da mesma empresa e reduzir o custo da tarifa nas ligações entre filiais. Assim, pode-se economizar até 80% na conta telefônica corporativa.

E sabe o que é necessário para utilizar essa tecnologia com o máximo de sua eficiência? Apenas uma boa conexão à internet.

Além disso, os aparelhos VoIP podem ser mudados de lugar sempre que houver necessidade, já que a sua instalação não exige o uso de cabos, como a telefonia convencional.

Outros benefícios da tecnologia VoIP:

• Bloqueio de chamadas indesejadas/inconvenientes;
• Chamada em espera;
• Menor custo de chamadas nacionais e internacionais, em comparação com as tarifas das empresas de telefonia;
• Relatórios de uso;
• Sistema de videoconferência para reuniões, dispensando o custo com a mobilização dos colaboradores de uma unidade para outra.

5 – Não cuidar dos ativos de telecomunicação da empresa

É muito comum que alguns gestores deixem de fazer os inventários dos ativos de telecomunicação da organização, como chips, modems, ramais, celulares e outros.

Para fazer uma boa gestão de telefonia, é importante listar os ativos em um cadastro, fazendo uma descrição de cada item e apontando os respectivos responsáveis.

Isso ajuda a empresa a identificar tudo o que está sendo usado pelos colaboradores e evita que a organização pague por linhas não utilizadas e que podem ser descartadas.

Outro benefício do inventário é a racionalização na utilização desses recursos, pois o gestor sabe exatamente qual colaborador gasta mais e pode verificar se há uma razão para isso ou se há apenas desperdício de recursos.

Torne a comunicação telefônica um diferencial da sua empresa

Ao colocar as dicas acima em prática, é possível transformar completamente a comunicação dentro da sua empresa. Nos dias de hoje, mesmo com o avanço de outras formas de interação, a telefonia ainda é a mais utilizada.

Portanto, aperfeiçoar esse serviço é vital para a organização.

Além disso, uma gestão de telefonia eficiente permite que a empresa mantenha uma tecnologia com menor custo e com mais qualidade e eficiência em seus serviços. Isso melhora a comunicação interna e externa, o que é de extrema importância para o relacionamento com o cliente.