O setor de TI de uma empresa é uma peça-chave para que ela alcance seus objetivos estratégicos, tanto através do suporte às suas atividades, quanto para realização de suas atividades-fim.
A TI traz recursos para extrair valor dos dados, ferramentas para gerar inovação e também tornar a comunicação mais eficiente.
Deste modo, é necessário ter uma eficiente gestão da TI, que busque sempre seu alinhamento ao plano de negócios da empresa.
A TI deve proporcionar o acesso às ferramentas que vão otimizar processos, melhorar a comunicação entre os colaboradores e os clientes. Já a gestão da empresa deve buscar uma efetividade na utilização desses recursos, reconhecer e valorizar o setor de TI.
Neste post vamos mostrar como o setor de TI pode gerar valor para a empresa através de uma estrutura adequada às suas necessidades e integrada aos demais setores da empresa. Confira!
Alinhamento entre TI e negócios
O primeiro item a ser observado durante a montagem e manutenção do setor de TI são os objetivos estratégicos da empresa.
Devem ser conhecidos tópicos importantes de seu plano para atingir suas metas como expandir o número de clientes, abrir novas filiais, melhorar sua estratégia de marketing, colocar um um produto novo e inovador no mercado, aumentar a eficácia seus processos internos, entre outros.
Tendo em vista a realização de um ou mais aspectos do plano de negócios, o setor de TI deve, junto à gestão da empresa, ajudar a selecionar ferramentas tecnológicas que vão facilitar seu alcance. Exemplos:
- Aumento do número de clientes: para isso, a empresa pode usar os dados dos cliente já existentes assim como avaliar mercado. Com o uso de ferramentas como Business Inteligence, Dashboards, Big Data entre outras, é possível compreender melhor as variações do mercado e, assim, gerar novos insights;
- Abertura de novas filiais: em cada uma delas será necessário montar uma estrutura de TI para que seja integrada aos sistemas da empresa como departamento financeiro, RH, estoque, etc;
- Marketing: a TI ajuda a encontrar ferramentas de análise de mercado, criação de conteúdo para marketing digital, criação de blogs e ferramentas para análise de dados em redes sociais;
- Melhoria dos processos: implantação de sistemas que ajudem a realizar a gestão de estoque suprimentos, comunicação entre departamentos e com o cliente.
Fazer o encontro entre as necessidades da empresa e de tecnologias que ajudem a atendê-las é essencial para que a TI desempenhe seu papel de ajudar a empresa a alcançar os resultados esperados.
Integração entre os departamentos da empresa e clientes
Para o bom funcionamento de uma empresa é importante ter uma comunicação eficiente entre os colaboradores.
Essa comunicação precisa ser seja confiável e que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas-chave nos processos.
Para efetivar esse fluxo de informações, tecnologias como e-mail, serviços de mensagem instantânea, dashboards, call center, chats são utilizados, para a comunicação entre departamentos e contato com clientes e fornecedores. São feitos envios de documentos, portfólios, notas fiscais, etc.
Outra fonte de informação importante é o andamento e processos como compra, venda, entregas. Podem ser demonstrados por meio de dashboards que mostrem o status de sua realização.
Disponibilizar informações assim ajuda o cliente a estar mais seguro sobre o andamento de uma entrega, status de pagamentos, disponibilidade e informações sobre produtos e serviços.
A TI ajuda a escolher quais soluções podem ser encontradas no mercado, para que a empresa tenha uma comunicação eficaz. Auxiliará em escolhas como ferramentas para comunicação com o cliente (call center, chats, e-mail,etc) e interna.
Há também a necessidade de fazer o gerenciamento das informações da empresa. É necessário para organizar os dados para que sejam utilizados nos processos de forma rápida e segura.
Para isso, é preciso ter metodologias para armazenamento e localização de arquivos; implementação de níveis de acesso; controles sobre visualização e cópias de arquivos; backups; e toda a segurança de rede se prevenindo de invasores.
Suporte à inovação
A inovação nas empresas modernas, seja em seus processos internos ou na criação de novos produtos, tende a ser feita com auxílio de softwares para diversas finalidades como simulações, compreensão do histórico de ações já implementadas no passado e seus resultados e as variações no mercado.
Assim, a empresa se prepara para obter informações que ajudam a predizer como novas ideias terão impacto no futuro e a se antecipar às tendências.
O departamento de TI atua indicando as tecnologias necessárias para isso, mostrando como se preparar, seja em relação à contração de profissionais capacitados para execução dessa tarefas, seja através da indicação de softwares — como simuladores, sistemas de análise de dados, que serão aplicados no processo de inovação.
Montagem da estrutura de tecnologia
A partir das escolhas das tecnologias para ajudar a empresa a ser mais eficiente ou até mesmo colocar seus negócios em funcionamento, o setor de TI se dedicará à criação de uma infraestrutura para essas soluções em vigor. São ações que envolvem:
- Aquisição e instalação de servidores e/ou uso de servidores em nuvem;
- Implantação de estrutura para atendimento ao cliente como call center (com a utilização de profissionais na empresas ou um serviço contratado junto a terceiros), servidores de e-mail e chats;
- Seleção de software para utilização em seus processos de inovação como simuladores, CADs, sistemas para análise de dados e hardware dimensionado para sua utilização;
- Seleção e implantação de ERPs para uso em seus processos internos;
- Escolha e instalação de software que são suporte a suas atividades como sistemas de planilhas, editores de texto e imagens, sistemas web;
- Montagem de rede;
- Segurança das informações como uso de firewalls, antivírus.
O setor de TI deve zelar pela manutenção dessa estrutura e para isso conta com profissionais de diversas especialidades. São analistas de sistemas, suporte, desenvolvedores e profissionais certificados e que conhecem as tecnologias adotadas como servidores, roteadores, e demais equipamentos e tecnologias adotadas.
Comprometimento com o uso dos recursos tecnológicos adotados
A gestão da empresa deve cuidar para que as tecnologias sejam utilizadas pelos seus colaboradores, afinal de contas, não faz sentido ter toda uma estrutura tecnológica para aprimorar seus negócios e processos sem que haja uma efetiva utilização.
Assim, ela deve buscar capacitar os funcionários, estimular o uso e valorizar o setor de TI, dando as condições para que sejam aplicadas as ferramentas que atenderão às demandas atuais e futuras da empresa.
Vimos assim que o setor de TI desempenha um papel-chave na sustentação de uma empresa, bem como para o alcance de suas metas. Ela atua na integração entre departamentos e com os clientes e dá suporte a suas atividades tornando mais ágeis seus processos.
Compreendemos também que, para que ele seja usado de forma plena, é necessário que haja um alinhamento entre suas ações e a estratégia da empresa, seja valorizada e reconhecida pela gestão.
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